V nadaljevanju so predstavljene usmeritve za dobro prezentacijo raziskovalnih rezultatov. V primeru poslovne oziroma marketinške predstavitve sicer veljajo določene posebnosti, predvsem v smislu poenostavitve in grafike, kar je na ustreznih mestih označeno.

Najprej predstavljamo povzetek najpomembnejših napotkov, ki jih seveda smiselno prilagodimo konkretnim okoliščinam:

  1. Bistveni predpogoj dobre prezentacije je, da preverjeno in suvereno obvladamo snov, o kateri bomo govorili. Če predstavljamo raziskovalni projekt oziroma raziskovalno poročilo, moramo besedilo zelo dobro poznati, tako v osnovnem sporočilu kot v podrobnostih. Seveda je pomembno tudi, da predstavljamo dobro izveden projekt oziroma raziskavo, ki ima tehtne in kakovostne rezultate z jasno dodano vrednostjo.
  2. Pri sebi moramo izdelati jasno vizijo in na tej osnovi najprej skicirati pismeni načrt (strukturo), ki je nato osnova za prezentacijo. S prezentacijo bomo izrazili osnovno sporočilo, ki ga želimo posredovati, oziroma cilj, ki ga želimo doseči. Vizija tega osnovnega sporočila mora nato prežemati celotno prezentacijo in biti rdeča nit v vsakem stavku našega nastopa.
  3. Pri prezentaciji se osredotočamo predvsem na osnovno sporočilo, ki ga želimo posredovati, in ne nase (npr. z vpadljivim oblačenjem, z ekstravagantnostjo, z nastopaštvom, s pretiranim spremljanjem lastnega počutja, z zaskrbljenostjo glede našega vtisa) ali pa na publiko (npr. s prepodrobnim opazovanjem oziroma prisluškovanjem odzivu in reakcijam, z žrtvovanjem strokovnosti na račun všečnosti).
  4. Osnovno sporočilo, ki mora biti zelo dobro razdelano, posredujemo predvsem s svojo osebnostjo (za katero moramo vedeti oziroma verjeti, da je dobra in pozitivna).
  5. Govorimo jasno, glasno, razločno, udarno, pomembno in brez vsakega opravičevanja; uvodoma se tudi vedno predstavimo in razločno povemo, za kaj gre pri predstavitvi.
  6. Prezentacija naj ne bo zgolj strokovno brezhiben nastop, ampak tudi zanimiva ter – okoliščinam primerno – čimbolj dramatična (a ne patetična), duhovita in zabavna zgodba, ki si jo bo publika dobro (in pozitivno) zapomnila. Seveda pa tovrstno poživljanje ne sme škoditi ciljem, učinkovitosti in strokovnosti osnovnega sporočila.
  7. Pri prezentaciji se osredotočamo na bistveno in izpuščamo vse podrobnosti kot so npr. manj pomembne številke, decimalke, tabele, formule in druge podrobne tehnične vidike. Obstajajo seveda tudi izjeme, ki pa morajo biti skrbno premišljene in utemeljene. Če so kakšne metodološke podrobnosti zelo pomembne, jih seveda povemo. Navedemo pa le najbolj bistvene vidike. Nivo podrobnosti moramo prilagoditi razpoložljivemu času (npr. 15 minut), ki se ga strogo držimo.
  1. V pogledu klasičnih ali elektronskih (npr. PPT) prosojnic stremimo k temu, da so predvsem opora, ilustracija in poživitev – ne pa glavni nosilec, kar mora še vedno ostati naš govor oziroma govorica telesa. Pri tem na prosojnicah prikazujemo predvsem slike in grafe, besedilo oziroma alineje pa v primeru, ko za to obstajajo zelo dobro utemeljeni razlogi, kot je potreba, da služijo za ogrodje pripovedovanja.
  2. Pri prosojnicah ne eksperimentirano z grafiko, ki bi po nepotrebnem jemala pozornost, ampak zagotovimo enostavni polni font (začetniki naj uporabijo kar Arial ali Tahoma) z velikostjo najmanj 20 pt (izjemoma 18 pt, kar pa mora biti utemeljeno), z zmernim številom vrstic (praviloma do največ okoli 8-10 vrstic) oziroma z zmernim številom besed na stran, najbolje do 40 besed, nikakor pa ne več kot 80 besed, ter z ustreznim kontrastom, npr. zelo temno na belem ali belo na zelo temnem ozadju; začetniki naj uporabijo kar črni font na belem ali zelo svetlem ozadju. Naslovi so krepki (bold), velikosti vsaj 40 pt. Morebitna odstopanja je treba utemeljiti in izrecno preveriti, to pomeni testirati odgovarjajočo vidnost in primernost.
  3. Če imamo – vsaj občasno – večje število besed na stran (40-80 besed), potem pustimo črke manjše (20-22 pt). Poskribmo, da so velikost črk, presledek med vrsticami ter presledek med alinejami konsistentni in na vseh straneh enaki. V primeru predstavitve raziskovalnega projekta, kjer je na vsaki strani veliko besedila, lahko uporabimo 22 pt, 1 linija in 10 pt.
  4. Na prosojnice pišemo predvsem naslove, oporne točke, bistvene pojme, poenostavljene povedi – praviloma ne pišemo celih stavkov (razen izjeme), posebej pa ne navajamo dolgih stavkov ali celo neposrednih stavkov iz poročila. Prosojnice imajo namreč popolnoma drugačno naravo oblikovanja stavkov kot pa besedilo v poročilu. Besedilo je zato treba dobro premisliti in ga formulirati v formatu, ki je primeren za prosojnice.
  5. Pri sami prezentaciji smo čimbolj sproščeni, avtentični, pristni in naravni. Izogibamo se izumetničeni melodiji govorjenja, posebej osnovnošolskemu višanju tona na konca vsakega stavka. Bodimo tudi spoštljivi do publike (brez žvečilk, brez rok v žepu, brez rok napadalno zastavljenih visoko ob boku, brez podcenjujočega ali podcenjevalnega pristopa) in tudi brez odvečnih kretenj (npr. neprestanega popravljanja las ali očal, pretiranega gestikuliranja). Glavnino časa oziroma čim več časa moramo biti z očesnim stikom obrnjeni proti publiki (in ne v projekcijo na platnu ali v monitor), brez (ali vsaj s čim manj) očitnega branja iz listkov ali ekrana. Govorimo živahno, uporabimo spontano govorico telesa, pri čemer smo – kolikor je to pač mogoče – brez treme, nervoze in predvsem brez hitenja.
  6. V primeru poslovne oziroma marketinške predstavitve velja upoštevati nadaljnje poenostavitve, h katerim tudi sicer stremimo, in sicer: k večanju velikosti črk (proti 30 pt), radikalnemu manjšanju števila alinej na stran (proti pet), manjšanju števila besed na alinejo (proti pet) ter manjšanju števila zaporednih strani, ki imajo zgolj besedilo (proti pet). V tem okviru velja pregledati nekatera popularna marketinška priporočila na spletu (npr. pravila 5/5/5, 10/20/30, 7×7, 2-4-8, 1-6-6 ipd.).
  7. Nastop je treba vaditi vse do točke, ko smo z njim zadovoljni; priprave za posebej kakovostno oziroma pomembno prezentacijo pa naj vključujejo še tretje osebe in/ali audio/video snemanje, pri čemer je treba skrbno vaditi timing, da ne bi zaradi časovne stiske na koncu povsem pokvarili celotno poanto zaključka ali pa odvzeli časa za razpravo.
  8. Pred nastopom preverimo tehniko, pripravimo pa tudi rezervne scenarije za primer tehničnih težav: dodatni dostop do elektronskih prosojnic (na ključku, spletu, e-pošti), PDF verzijo prosojnic ter izpis prosojnic.
  9. Poskrbimo za navezovanje stikov in nadaljnje aktivnosti – v ta namen (npr. na zadnji prosojnici) posredujemo kontakt in (čimbolj enostaven) URL naslov, kjer so podrobne informacije; pripravimo lahko tudi tiskana gradiva ali izročke, vizitke, predvsem pa izrecno pozivamo k vprašanjem, razpravi, predlogom in sodelovanju.
  10. Nenazadnje, ko poskrbimo za vse zgornje vidike, je smiselno poskrbeti še zase in prezentacijo izkoristiti za to, da pridobimo z njo čim več kakovostnih povratnih informacij za svoje delo, projekte oziroma nadaljnjo kariero, ali pa za to, da izboljšamo svoj nastop ter izvemo nekaj več o sebi.

——————————————————————————-

V nadaljevanju so v sklopih A-L sistematično obravnavana podrobna priporočila za prezentacijo, predvsem za splošno strokovno-raziskovalno predstavitev. Nekaj najpomembnejših priporočil je vključenih tudi že v podpoglavje Potek zagovora, kjer je obravnavan predvsem kontekst javnega zagovora diplome.

Posebna pozornost velja besedilu, ki je označeno krepko.

——————————————————————————-

A. Splošni vidiki prezentacije

  1. Prezentacija ni enostavna, kot morda izgleda na televiziji ali na internetu, posebej če je zelo pomembna (npr. odloča o zaposlitvi, pridobitvi projekta, oceni, napredovanju, pridobitvi projekta ipd.) in se izvaja pred kritičnim ali nepoznanim občinstvom.
  2. Za dobro prezentacijo je seveda dobrodošlo čim več talenta in prakse, najpomembnejše pa so priprave. To je namreč edino, kar lahko naredimo za konkretno prezentacijo, ki jo imamo npr. naslednji teden. Talenta in izkušenj v kratkem času ne moremo obuditi ali pridobiti.
  3. Prezentacija je v splošnem nesorazmerno pomembna komponenta strokovnega ali raziskovalnega delovanja. Lahko naredimo sijajno raziskavo, pa jo s slabo prezentacijo povsem degradiramo. In obratno – z odlično prezentacijo lahko zakrijemo marsikatero slabost raziskave. Lahko celo naredimo vtis, da smo izvedli imenitno raziskavo, čeprav objektivno gledano to sploh ni res. Če smo za raziskavo porabili npr. več sto ur, je zaradi izjemne pomembnosti prezentacije vsekakor smiselno porabiti za priprave kakšno urico več. Verjetnost, da bo kdo podrobno bral naše raziskovalno poročilo (ali npr. diplomo), je namreč zelo majhna, zato je ustna prezentacija ciljni publiki, ki si je očitno vzela čas, da nas posluša, in ima določena pričakovanja, izjemno pomembna.
  4. Prezentacija prvenstveno služi publiki in sporočilu, ki ga je treba prenesti, ter odgovarjajoči interakciji. Ni namenjena enosmernemu komuniciranju ali celo nastopaštvu. Tudi če je prezentacija odločilnega pomena za nas osebno (npr. odloča, ali dobimo zaposlitev), je treba v prvi plan postaviti sporočilo.
  5. Običajne prezentacije trajajo 5-15 minut, pomembne prezentacije 20-60 minut. Toda tudi tri minute je lahko povsem dovolj, da posredujemo bistvene ugotovitve. Za predstavo, kaj pomenijo tri minute, velja spomniti, da novinarski prispevki v poročilih (kjer se razmeroma celovito obravnava določen problem, saj je podano ozadje, povzeto je dogajanje, izjave udeležencev, komentar poznavalcev) redko presežejo tri minute. Podobno velja za informativna video sporočila, še bolj pa za brezštevilne posnetke iz področja zabavne industrije, ki uspejo v treh minutah sporočiti razmeroma veliko. Ravno tako je znano, da so popularna TED (Technology, Entertainment, Design) predavanja omejena na največ 18 minut, v krajših verzijah pa tudi na pet minut ali zgolj tri minute. Kako veliko je mogoče sporočiti v kratkem času, pa verjetno najbolje ilustrirajo oglasna sporočila, ki pogosto trajajo le 15 sekund (ali manj) in zelo redko presežejo 30 ali 60 sekund. V vseh primerih kratkih predstavitev, sporočil in (video) medijskih produktov so odgovarjajoče priprave in produkcija praviloma zahtevale nepredstavljivo veliko časa, razmisleka, sredstev in dela. Predvsem pa so zahtevale osredotočanje na bistveno in odstranitev vseh odvečnih delov. Vse navedeno velja v prilagojeni obliki tudi za vsako zahtevnejšo javno strokovno prezentacijo, kjer moramo v kratkem času čim bolj učinkovito predstaviti bistveno sporočilo.
  6. Priporočljivo je, da je čas razprave primerljiv s časom same prezentacije; minimum je pogosto vsaj eno četrtino celotnega časa. Pogost format na konferencah je 20 ali 15 minut prezentacija ter 10 ali 5 minut razprave. Navedeno velja tudi za predstavitev raziskovalnih poročil naročniku. Trajanje in razmerje je seveda odvisno od cele vrste konkretnih okoliščin. Včasih je zato razmerje celo obrnjeno (npr. 5 minut prezentacije in 15 minut ali več razprave). Obstajajo tudi predstavitve, kjer je poudarek predvsem na sporočilu govorca, in je zato čas za razpravo bistveno krajši (npr. 40 minut predstavitve in 5 minut razprave) ali pa časa za razpravo sploh ni.

B. Priprava na publiko

  1. Vnaprej se je treba skrbno seznaniti s publiko (npr. interesi, število, izobrazba, izkušnje, strokovni nivo, managerski nivo) in se temu seveda prilagoditi.
  2. Prezentacije za naročnika (npr. v marketinškem raziskovanju) so zelo specifične – običajno je manj kot 10 poslušalcev, vsi so zelo motivirani in problematiko praviloma dobro poznajo. V takem primeru je prezentacija seveda še posebej zahtevna.
  3. V primeru majhnega števila poslušalcev je smiselno, da je sedežni red publike (če je le mogoče) v krogu.
  4. Publika naj v prvi vrsti dobi seveda občutek koristnosti, ki izhaja iz dejstva, da so izvedeli nekaj novega. Izjemno pomembno pa je tudi, da odnese občutek prijetnosti (“fun”).
  5. Upoštevati velja, da poslušalcem pozornost običajno upade po 5-10 minutah, in temu primerno je treba zasnovati celoten potek prezentacije.

C. Priprave na prezentacijo

  1. Priprave so glavni ključ dobre prezentacije. Prvi predpogoj za dobre priprave je dobro in suvereno poznavanje naše materije. Če predstavljamo raziskovalno poročilo, ga moramo torej zelo dobro in poglobljeno poznati. V ta namen se je treba razgledati po našem področju in – če še nismo – z iskalnikom temeljito preiskati na spletu podobne raziskave in sorodne študije. Nadvse neprijetno je, če ne poznamo nekega zelo pomembnega novejšega dejstva, ki je tesno povezano z vsebino naše predstavitve, hkrati pa je to dejstvo med poznavalci morda že poznano oziroma je razmeroma enostavno dostopno.
  2. Predhodni preizkus prezentacije je obvezen, in sicer stoje, na glas, z vključenim merilcem časa, bodisi sami ali še bolje z bližnjimi. Po potrebi vajo predstavitve ponovimo večkrat, dokler nismo zadovoljni. Lahko se tudi posnamemo, kar je izjemno učinkovito za izboljšanje kvalitete.
  3. Za pomembne predstavitve je razmerje pogosto 3-4 ure priprave za 10 minut prezentacije, seveda po tem, ko so vsa gradiva na voljo in dokončno zbrana in narejena. Za posebej kritične prezentacije – predavanje za potrebe e-učenja (MOOC), nastop za posebej številno publiko (npr. online TED), odločanje o projektih s pet, šest in večmestnim proračunom – lahko priprave trajajo tudi bistveno dlje. Mnogi TED govorci se pripravljajo mesece, nekateri (npr. nekatere introvertirane osebe) – ki imajo danes na spletu več deset milijonski obisk – pa tudi eno celo leto (npr. Susan Cain).
  4. Nadvse koristno je pripraviti in razdeliti izročke (»handout«) našega govora, npr. prosojnic, posebej v obliki, v kateri lahko poslušalci dopisujejo svoje komentarje. Pri tem je posebej priporočljivo uporabiti opcijo izpisa black/white ter 6 prosojnic na stran. V določenih primerih je ugoden tudi izpis zgolj treh prosojnic na stran, ki pušča na desni poseben prostor za komentarje. Izročki dramatično izboljšajo učinek prezentacije, dodajo mu resnost in trajnost – posebej, če je v gradivu naveden tudi kontakt. Izroček je lahko tudi drugačen kot prosojnice, npr. povzetek, članek, gradivo ipd. Glede na njihovo pomembnost je nadvse presenetljivo, kako malo prezentacij uporablja izročke, čeprav terja njihova priprava razmeroma malo napora.

D. Struktura predstavitve

  1. Obstajata dva osnovna pristopa:
    • poanta na začetku, sledi razlaga,
    • princip zgodbe: postopno se bližamo glavni poanti, kar je bolj zahtevno.
  2. Pri strukturiranju snovi, kjer je to mogoče, smiselno in primerno upoštevajmo načelo, da je drevesna razdelitev (oziroma strukturiranje) na tri alineje, in to na vsakem koraku, posebej primerna, saj je usklajena s kognitivnimi procesi v človeških možganih.
  3. Pri zaporedju snovi upoštevamo običajno zaporedje: uvod, jedro in zaključek. Ob tem stalno skrbimo za rdečo nit.
  4. Posebej priporočljivo se je na koncu vrniti se na uvodni stavek, obljubo ali misel, v primeru daljše prezentacija pa lahko na osnovno misel spomnimo tudi vmes.
  5. Poskrbimo za upoštevanje principov oziroma elementov pripovedovanja zgodb. Tudi sicer je smiselno, da se seznanimo z marketinško filozofijo pripovedovanja zgodb. V ta namen se velja ogledati nekaj zadetkov, ki so nam najbližji, na osnovi iskalnega niza “storytelling principles.

E. Uvod v prezentacijo

  1. Najprej se na kratko predstavimo, sledi navedba naslova oziroma vsebine ter kratek oris strukture prezentacije, običajno (če ne gre za zelo kratke prezentcije) kar v obliki formalnega kazala. Obstajajo tudi redki primeri prezentacije, kjer uvodno predstavljanje ni primerno ali je celo prepovedano (npr. nekateri TED govori), obstajajo pa tudi situacije, ko je potrebno o sebi povedati nekoliko več.
  2. Včasih je v uvodu primerna posebna pritegnitev pozornosti, npr. anekdota, šala, živa predstavitev problema, dramatiziranje, napoved zgodbe ipd. Seveda pa mora biti to dobro naštudirano ali pa zelo spontano in pristno, sicer lahko izpade mučno, teatralno in patetično.
  3. Potrebna je uvodna jasnost in udarnost, nobenega opravičevanja za pomanjkljivosti (ki tako ali tako vedno obstajajo), posebej pa ne kakega opravičevanja že kar v prvem stavku.

F. Potek prezentacije

  1. Skrbimo za timing prekoračitev planiranega časa je v splošnem nesprejemljiva. Posebej neprimerno je hitenje ob zaključevanju. S tem lahko pomembno ali celo usodno pokvarimo prezentacijo. Korak, ki bi moral biti posvečen zaključnemu vtisu, ponovitvi glavnih poudarkov in navezavi na širši okvir (npr. odločitveni problem), namreč lahko s tem popolnoma skvarimo in ga nadomestimo s hitenjem, ki je pogosto živčno, neinformativno in neproduktivno. Ravno tako je izredno neugodno, če zaradi časovne stiske zadnji del, ki je običajno najbolj pomemben, enostavno preskočimo ali zgolj preletimo. Za ustrezen timing sta zgolj dve zdravili: dobra priprava, ki vključuje predhodno vajo nastopa, ter organizirano, načrtovano, sprotno in pozorno spremljanje poteka. V ta namen je po potrebi (npr. če ni že v samem prostoru nasproti nas velika ura) dobro imeti s seboj uro in jo položiti na ustrezno mesto. V primeru odstopanj od načrtovanega timinga je seveda treba sproti prilagoditi tempo in raje pohiteti v določenem osrednjem delu, ki je manj pomemben, kot pa krajšati zaključni del. V primeru, ko še nimamo veliko izkušenj in ne vemo, kako bo timing potekal oziroma izpadel v realnosti, lahko del, ki ga je mogoče predstaviti hitreje ali celo izpustiti, identificiramo vnaprej in se nato o obsegu njegove predstavitve odločimo šele sredi prezentacije.
  2. Najbolj neugodno pa je, če si z neustreznim timingom sami odvzamemo čas za razpravo, kar se sicer dogaja precej pogosto. Slabo naštudirana prezentacija nas namreč na koncu zlahka prisili, da jo podaljšamo – četudi na račun razprave ali še huje na račun naslednjega govornika ali celo v nadlego publiki. To je seveda zelo narobe. Razprava je namreč izjemno pomemben del, brez katerega sploh ne vemo, kako je publika prezentacijo razumela.
  3. Primerno je, da prezentacija poteka predvsem kot zanimiv sproščen komentar vizualne predstavitve (prosojnic), ki naslavlja potrebe, interese oziroma zanimanje publike.
  4. Le izjemoma si zapišemo oporne točke na kak poseben list ali listek. To so lahko papirni listi, ki ločujejo plastične prosojnice, lahko pa so to komentarji, ki spremljajo elektronske prosojnice (npr. PPT) in so vidni le avtorju. Posebej je pomembno, da so morebitni komentarji napisani izjemno jasno, razločno in nedvoumno, tako da jih znamo v izpostavljeni situaciji stresne prestavitve hitro prebrati. V splošnem pa se temu izogibamo in sledimo zgolj prosojnicam, če jih seveda imamo. Lahko pa v besedilo prosojnice dodamo poseben znak (*) ali geslo, ki nas spomni, da je na tej točki potrebno dodati neko pojasnilo.
  5. V primeru, da je narava predstavitve iz različnih razlogov (npr. pričevanja, nagovori, TED govori, odsotnost tehnike ipd.) taka, da prosojnic nimamo oziroma jih ne moremo ali ne smemo imeti, se je treba za to posebej organizirati. Na eni strani se na to seveda pripravimo z dodatnimi napori pri vajah, podobno kot igralci, ki si morajo zapomniti celoten tekst. Pri tem si lahko pomagamo z različnimi tehnikami memoriranja. Tako lahko vsebine vežemo na lastne oziroma notranje vizualne elemente, lahko jih vežemo na določeno zunanjo situacijo, ki se zgodi v toku našega govora, lahko pa tudi s pomočjo pomočnikov v publiki, ki nam npr. dajejo znak, ali celo preko profesionalnih suflerjev oziroma šepetalcev. Na drugi strani pa je v primeru negotovosti in resnih tveganj, da na odru odpovemo in pozabimo bistvene elemente, bolj primerno, da imamo s seboj odkrit list oziroma kartico z opornimi točkami (angl. cue card), kot je to običajno na mnogih prireditvah. V primeru TV studia ali snemanja pa seveda uporabimo tako imenovani »trotl boben« (angl. teleprompter/autocue), če je na voljo ustrezna tehnika za prikazovalnik besedil. Precej neprimerni so zapisi na dlan, vendar je lahko tudi to dobra rešitev, če nas pomirja ali nam morda celo dejansko (seveda neopazno) pomaga.
  6. Zelo pomembno je, da v našo prezentacijo vključimo čim manj formul in tehničnih elementov, zgolj če je res nujno in če bo publika to zanesljivo razumela, sicer je to zelo neproduktivno, saj frustrira in vzpostavlja občutek, da gre za nerazumljive reči. Vse morebitne številke postavimo v nek kontekst, jih primerjamo, komentiramo in evalviramo, sicer je njhov prikaz neprimeren.
  7. Ravno tako se je treba izogibati kompleksnih in kompliciranih vsebin, ki niso bistvene za naše sporočilo, saj je treba zadeve kar najbolj poenostaviti. Osnovno vodilo je zato čim manj detajlov in koncentriranje na bistvo.
  8. Vsebino umestimo (posebej na začetku in koncu) v najširši kontekst, v morebitni odločitveni problem naročnika oziroma v poslanstvo celega projekta. Če gre npr. za študentski seminar, projekt, prakso, diplomo ipd., pa lahko posebej izpostavimo, kaj smo se naučili glede na poslanstvo študijskega programa.
  9. Navajamo predvsem (nova in zanimiva) dejstva, ki smo jih v našem proučevanju odkrili (dodana vrednost).
  10. Zelo jasno pa je treba ločevati empirična dejstva od naših mnenj, ki jih imamo o teh dejstvih.
  11. Vnaprej navajajmo tudi mogoče ugovore, kritike našega dela in morebitne omejitve ter z njimi ustrezno obračunamo. S tem pokažemo razumevanje širšega okvira in tudi distanco do prevelike zaverovanosti v lastno delo. Pomaga pa tudi pri prestrezanju nepotrebnih vprašanj. Pri tem smo argumentirani, strokovni in spoštljivo, hkrati pa avtoritativni.
  12. Če se le da, je primerno v toku prezentacije asociirati na sprotno dogajanje (kaj aktualnega, kaka časopisna novica, kaka zgodba ali škandal, ki pretresa to področja). Posebej primerna je kaka misel ali ideja od predhodnih govornikov.
  13. Skrbimo za živahnost prezentacije – po potrebi interveniramo. Na vsakih nekaj minut, ko se zadeva ogreje in se pridobi občutek za publiko, je koristno dodati nek naštudirani vložek, ki predstavitev popestri (npr. citat, slika, video, vprašanje publiki, šala ipd.) – ni pa nujno, še posebej če je malo časa. Posebej so dobrodošli tudi tovrstni spontani dodatki in komentarji. Ni pa primerno tvegati že na samem začetku s kako preveč naštudirano zgodbo, če nismo 100% suvereni in samozavestni.
  14. V tem okviru je posebej pomembno, da vnesemo nekaj – pravzaprav čim več humorja. Pri tem je seveda potrebna previdnost, da ni narejenosti. Če v tem nismo izkušeni, spontani in povsem sproščeni, je bolje ostati resnoben. Vsi vemo, kako neprijetna je – celo v družbi znancev ali prijateljev, kaj šele pred nepoznanim ali kritičnim občinstvom – slaba šala ali slabo povedana šala. Seveda s tem ne gre pretiravati, saj naš namen ni zabavanje publike, ampak posredovanje našega sporočila.

G. Zaključek

  1. Zaključek pogosto zahteva tudi do okoli petino prezentacije, saj je izjemno pomemben. Publika bo namreč v veliki meri obdržala vtis oziroma okus, ki ga pridobila na koncu. Z zadnjimi stavki zato posebej pomembno vplivamo na učinek naše prezentacije.
  2. Pomembno je, da se na koncu vrnemo na začetne strukture, obljube ali ideje. Pri tem na kratko obnovimo celoten potek in namen prezentacije. Ravno tako je nadvse pomembno, da se v zaključku navežemo na širši okvir (npr. odločitveni problem) in veliko sliko (angl. big picture). Koristna je tudi navezava na določen aktualen problem, ki ga mediji v zadnjem času izpostavljajo.
  3. Ob zaključku navedemo tudi morebitne omejitve našega dela in priporočila za nadaljnje delo, morda celo lastne načrte. Posebej primeren je tudi konstruktiven poziv k akciji ali mobiliziranju in sodelovanju.
  4. Primerna je lahko tudi dodatna (duhovita) opazka, ki je vezana na trenutno situacijo, npr. vreme, logistiko, morebitne incidente, naravo srečanja, nadaljnji program (npr. čas za kosilo), ali dodatna navezava na neko dnevno aktualno temo, pa tudi na siceršnji program.
  5. Sam konec naj bo čim bolj formalen (npr. zahvala), predvsem pa je treba navesti vir za dodatne informacije. Posebej primeren je enostavne URL naslov, ali pa naš email naslov. Smiselno je sicer, da je vse to že v gradivih (v tem okviru so izročki posebej koristni), v nasprotnem primeru za to dodatno poskrbimo z izpostavljeno kontaktno informacijo, ki jo pustimo na ekranu ves čas zaključevanja. V primeru konference se oskrbimo tudi z vizitkami in določenimi gradivi.
  6. Če je za to predviden čas, seveda eksplicitno vzpodbudimo občinstvo k vprašanjem.

H. Odziv publike

  1. Že uvodoma je smiselno poudariti, da nas lahko v primeru nejasnosti ali vprašanj zmotijo in prekinejo, seveda pa to oznanimo le, če to res želimo. V splošnem namreč to ni posebej dobra ideja, saj lahko moti tok prezentacije, sproža nepotrebna predhodna vprašanja, ki jih obravnavamo kasneje v prezentacijo, in spodbuja problematične osebe k oglašanju. Vsekakor pa je primerno, da publiko že na začetku povabimo k vprašanjem na koncu predstavitve, kar seveda izrecno ponovimo tudi ob zaključku.
  2. Ko prejmemo vprašanje iz publike, ga je v primeru kakršnekoli nejasnosti najprej dobro ponoviti, da preverimo razumevanje. Dobri predavatelji pogosto tudi najprej pohvalijo vprašanje.
  3. Z osebo, ki vpraša, kontaktiramo spoštljivo in osebno, odgovarjamo pa avtoritativno.
  4. Ogovarjamo čim krajše, čimbolj zanimivo, bistveno in koncizno. Pri tem se ne odmikamo od teme vprašanja. Če z lahkoto dodamo nekaj humorja (predvsem na svoj račun), je to dobrodošlo, ni pa se treba v to smer posebej truditi. Osredotočiti se je treba predvsem na konkretno vprašanje in poskrbeti za točen odgovor. Kljub temu se lahko po tem, ko na vprašanje jasno odgovorimo, navežemo na nek širši vidiki, ki je izjemno aktualen in se ga vprašanje dotika.
  5. V primeru, da se vprašanje nanaša na naše napake, neizpodbitne kritike ali vidike, na katere v resnici ne znamo kompetentno odgovoriti, je pomembno, da ne meglimo odgovora, ampak šibkost (na hitro) priznamo. V takih primerih se je treba na drugi strani zavarovati pred preveliko samokritiko in lastno samo-degradacijo. V tem okviru se velja nekoliko zgledovati po politikih v trenutku, ko dajejo po izgubljenih volitvah prvo izjavo. Njihove izjave praviloma nikoli ne oporekajo ali zanikajo volilnega dejstva – čeprav je običajno v velikem nasprotju z obljubami in pričakovanji – niti ne kažejo skrušenosti, prizadetosti, užaljenosti, samopomilovanja, samoobtoževanja in samo-degradiranja zaradi lastnih napak. Nasprotno, njihove službe za odnose z javnostmi so jih v tem pogledu temeljito poučile oziroma naučile, da tudi na tej točki pokažejo vedrino in osebno zrelost, predvsem pa so jih usmerile v osredotočanje na vnaprej izbrane pozitivne vidike (npr. dosežki, učinki, načrti).
  6. Po odgovoru je dobro vprašati, če je to bil res odgovor.
  7. Na provokativna vprašanja nikakor ne gre zaostrovati.
  8. V primeru, da je publika nemirna ali klepetava, in to tako zelo, da nas to izredno moti, dekoncentrira in ogroža našo prezentacijo, moramo biti zelo previdni. Histerična zahteva po tišini je namreč najbolj neprimeren odziv. Dobra rešitev je premolk, ki traja nekaj sekund, kolikor je pač potrebno – v tem času je smiselno, da pri sebi štejemo sekunde. Štiri sekunde je namreč že zelo veliko, osem sekund pa je že praktično nevzdržno mučno in utiša prav vsak klepet. Seveda pa moramo kot prvi imeti kvalitetno prezentacijo – ni mogoče izsiljevati pozornosti za nekvalitetno vsebino in nepripravljen nastop. Če se kljub vsemu odločimo za neposreden poziv publiki, da prisluhne, je to treba izvesti ponižno in obzirno. V vsakem primeru se nato publiki tudi zahvalimo.
  9. Potrebno je pravilno ogovarjanje publike, spoštljivo, brez poniževanja (npr. če niso eksperti za določeno področje). Ne skoparimo s pohvalami in spodbudami.

I. Trema

  1. Nekaj standardnih prijemov za tremo med prezentacijo:
    • kontroliramo dihanje,
    • napnemo in sprostimo mišice,
    • sistematično odženemo škodljive misli, koncentriramo se na vsebino,
    • pripravljen imamo kozarec vode,
    • upočasnimo prezentacijo,
  2. Pred prezentacijo se priporoča nekaj fizičnega, npr. sprehod, posebej sproščajoče poskakovanje (npr. za odrom), če imamo za to seveda čas in prostor.
  3. Ne pozabimo osnovnega dejstva: publika je v bistvu na naši strani, želi da izpademo dobro, želi zvedeti nekaj zanimivega, kar jim mi tudi znamo ponuditi, publika so normalni ljudje, taki kot mi.
  4. Včasih v primeru negotovosti pomaga, da se z očesnim stikom osredotočimo na poslušalca, ki nam je naklonjen. Morda se z njim celo vnaprej dogovorimo, da nas spodbuja.

J. Splošno o prosojnicah

S prosojnico v nadaljevanju razumemo tako plastične (“prave” prosojnice), kot tudi projicirane s projektorjem iz naših listov (papirja) in seveda elektronske prosojnice – “slides” (npr. PPT, Prezi ipd).

  1. Prosojnice bi morale predvsem izboljšati sam nastop, ne morajo pa ga nadomestiti, niti ne morejo postati nosilni sporočevalec. Umetnost govorništva in nastopanja ostaja in se še vedno nahaja v središču vsake prezentacije. Določene osebe torej imajo oziroma so razvile sposobnost, da stojijo pred publiko, pritegnejo, zadržujejo in usmerjajo pozornost, sporočijo želene vsebine, so pri tem zanimive in zabavne, držijo nit pripovedi in ničesar ne pozabijo. Vsega tega prosojnice ne morejo nadomestiti, lahko pa na eni strani prezentacijo olajšajo (npr. spominjanje strukture), na drugi strani pa jo lahko tudi pomembno dopolnijo (npr. slike).
  2. Prosojnic naj bo v splošnem čim manj – obdržimo le najbolj tehtne. Več kot je prosojnic, manj bomo lahko sporočali s svojo osebo, besedami, govorico telesa in očesnim stikom, kar vse je načeloma bistveno bolj učinkovito. Hkratno branje in poslušanje, še posebej, če ni usklajeno, lahko publiko tudi dekoncentrira od bistvenega sporočila. Zato je zjemno pomembno, da vnaprej domislimo in pripravimo, kaj točno bomo ob določeni prosojnici povedali.
  3. Nobene odvečne prosojnice ne sme biti – vse naj bodo enako pomembne.
  4. Posebej in za vsako ceno se je treba izogniti hitenju. V 5, 10, 15 prosojnicah se da povedati, kolikor se pač da. Nikakor pa se ne da stisniti 30 minutne predstavitve v 5 minut – v takem primeru se je treba nekaterim (mnogim) zadevam odreči in se osredotočiti na bistvo, ki ga je treba posredovati z normalno hitrostjo.
  5. Nobenih prosojnic ne sme biti, ki se jih samo preleti. Če ni časa, da se ob njej ustavimo, potem taka prosojnica ni pomembna in se jo izpusti.
  6. Podobno kot ne sme biti odvečnih prosojnic, ne sme biti na njih niti odvečnih alinej (angl. bullet point) in odvečnih besed. Obstaja nevarnost inflacije alinej, ki so pogosto preštevilne in prezahtevne.
  7. Kjer je to mogoče, je priporočljivo uporabiti prosojnice zgolj za občasno usmerjanje in animiranje občinstva, pri čemer se uporabljajo predvsem slike. Seveda na drugi strani obstajajo snovi, kjer je ustrezno strukturiranje s pomočjo alinej in besedila na prosojnicah zelo koristno.
  8. Alineje (bullets) naj bodo levo poravnane in ne centrirane; pri označevanju ni treba pretiravati z nenavadnimi oblikami “bullet” znakov. Običajni črni krogci so zelo OK.
  9. Slike so nadvse pomemben gradnik prosojnic in so pogosto zapostavljene. Prava slika namreč najbolje dopolnjuje govor, medtem ko je razmerje med (istočasnim) branjem (iste) napisane in poslušanjem izgovorjene besede bistveno bolj kompleksno in tudi problematično.
  10. Ena prosojnica tipično traja približno eno minuto, zelo pogosto dve minuti, lahko tudi do tri minute, skrajna spodnja meja pa je pol minute.
  11. Pogosto je torej toliko prosojnic, kolikor je minut, vendar so odkloni lahko veliki glede na tip in naravo prezentacije.
  12. Največja nevarnost prosojnic je, da na njih posredujemo preveč informacij, ki jih publika ne more absorbirati, s čimer se ustvarja zmeda, saj ni jasno, kaj je res pomembno.
  13. Bistveno je tudi, da prosojnic ne beremo, ampak pripovedujemo prosto in sproščeno ter dodajamo komentirje k vsaki prosojnici.
  14. Na prosojnice pogosto ne pišemo oziroma ne navajamo celih stavkov, ampak zgolj poudarke ali alineje; v vsakem primeru navajamo čim manj, zgolj najnujnejše.
  15. Smiselno je odstraniti oziroma zamenjati prosojnico takoj, ko ni več potrebna oziroma aktualna.
  16. Če je možno, imamo lahko dva projektorja, kar pomembno pripomore k učinkovitosti in dinamiki, posebej pri kompleksnih tematik.
  17. Vsaka prosojnica mora biti enostavna in čimbolj samostoječa, kar pomeni, da jo je mogoče v znatni meri razumeti tudi izven konteksta.
  18. Celotno vsebino prosojnice je treba doumeti brez vseh težav v največ pol minute.
  19. V primeru kvalitativne študije v navednicah citiramo udarne izjave.
  20. V primeru kvantitativne študije uporabljamo predvsem enostavne grafike, lahko tudi tabele, vendar se moramo nato pri njih ustaviti in jih v miru interpretirati.
  21. Če je v tabeli pomembna le ena številka ali dve, je namesto tabele primerneje to povedati v alinejah.
  22. Kompleksne in nepregledne tabele ali grafi z veliko informacijami oziroma številkami ter z zelo majhnimi črkami so posebej neprimerni za prosojnice.
  23. Pri tabelah in grafikah upoštevamo običajna priporočila. Posebej velja izpostaviti naslednje:
    • Strukturni krogi (cca. do 6 kategorij, od večjega k manjšem, urni kazalec) so primerni za manjše število kategorij, za ostalo so primernejši strukturi stolpci, posebej vodoravni, kjer lahko h kategorijam pripišemo več teksta.
    • Za histogram je smiselno, da ima 6-8 razredov, pomembna je jasnost oznak in navedba vira.
    • Prikazujemo celotne lestvice, skupaj z izhodiščem (npr. 1-100%, 1-5, 0º) in torej umetno ne povečujemo sprememb (npr. s prikazovanjem razlike med 21.1% in 23.4% na lestvici, ki se začne z 20% namesto z 0%).
    • Tabele morajo biti ustrezno poimenovane in označene.
    • Številke ne smejo biti prepodrobne (lahko so izjemoma sicer nekoliko pod siceršnjo velikostjo, npr. 16pt ali v posebnih primerih 14 pt); odstotki so praviloma brez decimalk, povprečja pa z eno samo decimalko.
  24. Velikost črk je praviloma vsaj 20 pt. Skrajni minimum, za kar morajo obstajati utemeljeni razlogi, je 18 pt. Izjemoma, npr. v majhnem prostoru z maloštevilno publiko, je font lahko manjši, vendar je treba izrecno preveriti vidljivost črk.
  25. Naslovi posameznih prosojnic so seveda lahko nekoliko večji, okoli 40 pt, predvsem pa so označeni krepko (bold).
  26. Grafika je zaželena, vendar le, če je res potrebna; ne sme biti umetna (zaradi grafike same), izumetničena, prepodrobna, nasilna in kičasta ali celo odvečna. Vse mora biti namreč podrejeno čim bolj učinkovitemu posredovanju vsebinskega sporočila. Navedeno še posebej velja za znanstveno-raziskovalni kontekst. V poslovnem svetu, marketingu, novinarstvu, zabavni industriji (infotainment) ipd. je lahko vloga grafik in multimedije nekoliko drugačna, še vedno pa ne sme motiti ali izkrivljati sporočila.
  27. Uporabljamo standardne polne fonte, torej npr. Ariel , Tahoma ipd. in nikakor ne nepolnih fontov, kot je npr. Times new roman, ki so namenjeni zgolj za tisk na papir.
  28. Dizajnerska profesionalnost prosojnic je dobrodošla (okvir, barve), predvsem pa poskrbimo, da dodamo logotip projekta ali organizacije, če se le da (včasih je namreč to prepovedano).
  29. Hkrati pa se moramo za vsako ceno izogibati preveliki barvitosti v lastni režiji (če nismo dizajnerji). Najbolje je vzeti kar privzete predloge (npr. PPT Microsoft). Zgolj popolnoma belo-črne prosojnice niso najboljše, ker so preveč puste.
  30. Ne navajamo več kot 6-10 vrstic na prosojnico. Raje 6 kot 10. Če je publike malo in gre za zelo strokovno ali celo tehnično zadevo, je vrstic lahko več, dokler seveda to ne gre na račun velikosti črk. Z velikostjo npr. 20pt namreč tudi sicer ni mogoče uvrstiti na stran več kot 12 vrstic (z velikostjo 18pt pa okoli 14 vrstic). Statistike kažejo, da je v splošnem na povprečni prosojnici do okoli 40 besed.
  31. Ročno napisane plastične prosojnice so včasih lahko še vedno bolj učinkovite kot računalniške, saj lahko v živo še kaj dopišemo. Občasno se namreč vrnejo trendi bolj osebnih prosojnic, čeprav je res, da je to bolj izjema v posebnih situacijah.
  32. Vedno velja na kratko pogledati prosojnico (predvsem na našem računalniku, izjemoma na platnu). V celoti gledano smo seveda obrnjeni k publiki in brez potrebe ne gledamo k platnu. V vsakem primeru pa večino časa gledamo publiko, in le kolikor je najbolj nujno na ekran oziroma zelo izjemoma na platno.
  33. Podrobnosti na prosojnici lahko po kažemo na platnu, ne na projektorju ali monitorju. Pri tem uporabljamo palico, lučko (angl. pointer) ali roko.
  34. Če je to na voljo, imejmo pri roki flomaster za morebitne plastične prosojnice oziroma flomaster/kredo za dodatna pojasnila na tablo oziroma na pano z velikimi listi. Če ta možnost obstaja, jo vsekakor izkoristimo, saj pomembno pripomore k dinamiki prezentacije.
  35. Za večjo dinamiko – in za povečano dramaturško učinkovitost (publika namreč s tem ne ve, kaj še pride) – lahko uporabimo dinamično prikazovanje alinej pri elektronskih prosojnicah, vendar s tem ne gre pretiravati. Podobno lahko papir, ki v primeru plastičnih prosojnic postopno odgrinja prosojnico, premikamo pod ali nad prosojnico.

K. Uporaba tehnike

  1. V kar največji meri uporabimo vso dostopno tehniko in čim več pripomočkov: tabla, pano z listi, prosojnice, projektor (še bolje, dva projektorja) in tudi videe oziroma multimedio. Vse to lahko pripomore k dinamiki, pa tudi k učinkovitosti naše prezentacije, predvsem pa preseže statičnost naše pojave, ki je običajno negibna celotno prezentacijo. Posebej povezave na splet in nekaj deset sekundni (ali celo enominutni) video klipi so lahko izjemno učinkoviti. Predhodno se zato dobro seznanimo z vsemi tehničnimi možnostmi in jih v celoti izkoristimo.
  2. Pred predstavitvijo je treba preveriti tehniko – zelo pomembno (npr. Ali je moj notebook kompatibilen s projektorjem? Se moj USB sploh da prebrati? Povezave delujejo?) Vsekakor že pred predstavitvijo preverimo delovanje projektorja in naložimo naše datoteke.
  3. Zelo pomembno je predhodno preveriti, kako se nas sliši (npr. na koncu dvorane). Neredko se nas enostavno ne sliši dobro, publika pa tega ne sporoči. Če je kakršenkoli dvom, je smiselno pred nastopom, v pavzi to z nekom preveriti. V tem okviru je seveda relevantno tudi, kako glasno in razločno govorimo mi sami.
  4. Če publika nima gradiva (npr. raziskovalnega poročila), pa tudi sicer, je zelo priporočljivo razdeliti izročke (angl. handouts): stran ali dve osnovnih ugotovitev oziroma tabel (ali PPT izpis), kamor lahko poslušalci kaj zapišejo – vse to je izjemno učinkovito in dramatično poveča moč in učinek naše predstavitve. V primeru raziskovalnega poročila pa seveda publiki vnaprej pošljemo dostop do poročila, če je to mogoče (imamo URL ali emaile) in če to poročilo obstaja vsaj v draftu.

L. Posebnost elektronskih prosojnic

Klasične (plastične) prosojnice so danes že praktično izginile; nadomestila so jih orodja za elektronske prosojnice. Poleg PPT (MS Powerpoint), ki ima daleč največji tržni delež in je včasih celo sinonim za elektronske prosojnice oziroma za orodje za elektronsko predstavitev, obstajajo tudi mnoga druga odlična orodja, ki omogočajo izdelavo kvalitetnih elektronskih prosojnic, npr. Prezi, SlideShare, Academic Presenter, Keynote (Apple), GoogleSlides, PewToon, HaikuDeck, SlideDog ipd. Ne glede na tehnologijo velja smiselno upoštevati vsa splošna navodila za prosojnice zgoraj (razdelek J). Tudi specifična načela za elektronske prosojnice so za vse tehnologije enaka:

  1. Če je le mogoče, pred samo predstavitvijo še enkrat preverimo, ali bomo predstavili res zadnjo verzijo naših prosojnic. Če ni zadnja, so lahko posledice katastrofalne; zamenjava pa se lahko zgodi dokaj hitro, še posebej, če smo zaključevali v časovni stiski.
  2. Nujno je imeti za vsak slučaj predstavitev shranjeno na dveh virih (npr. USB ali nekje na internetu, npr. Gmail), pa tudi sprintano na prosojnice ali poslane na email s spletnim dostopom. Vedno moramo biti pripravljeni na možnost, da tehnika na določeni točki odpove.
  3. V manjših prostorih in tudi sicer je manj zapleteno, če uporabimo običajne svetle podlage (belo) in temne črke (črno). Lahko seveda uporabimo tudi druge odtenke (sive) ali barve, vendar je to že bolj tvegano, saj zlahka pride do premajhnega kontrasta ali neustrezne barvne kombinacija. Za začetnike je zato najbolj priporočljiva belo-črna kombinacija. Pri večjih prostorih je sicer lahko bolj učinkovita temna podlaga in svetle črke, vendar je v primeru neprofesionalnega oblikovanja to bistveno bolj tvegano. Neustrezna barvna kombinacija namreč lahko pomembno skvari prezentacijo, saj ustvari pridih diletantizma. V vsakem primeru pa je najbolj pomembno, da se izognemo premajhnemu kontrastu (npr. rumene črke na beli podlagi, modre črke na črni podlagi ipd). Uporaba privzetih predlog, ki jih ponujajo orodja, je sicer morda videti konfekcijska, je pa zelo varna rešitev, saj je zgolj črno-bela kombinacija preveč pusta in prazna. Že označevanje naslovov rdeče ali krepko lahko bistveno poživi siceršnjo črno-belo predstavitev.
  4. Posebej velja upoštevati vsa splošna priporočila pri prosojnicah za velikost oziroma tip črk ter velikost oziroma poudarek naslovov (glej J24 in J25). Pri prezentacijah v malem prostoru z velikim platnom lahko pogojno uporabimo tudi manjše črke.
  5. Pomembne besede ali stavke označimo poudarjeno krepko (angl. bold), lahko pa tudi z drugačno barvo (npr. rdečo). Pri tem pazimo, da je označenega besedila malo, praviloma kvečjemu ena beseda na alinejo oziroma ena besedna zveza na alinejo, v vsakem primeru pa bistveno manj kot četrtina. Poudarke nato konsistentno uporabljamo v celotnem besedilu. Nikakor pa za poudarke (razen upravičenih izjem) ne uporabljamo podčrtovanja.
  6. Pri pomembnejših prezentacijah na konferencah še posebej poskrbimo za dobro vidljivost (svetle črke na temni podlagi, tipski krepki fonti, velike črke vsaj 20-24pt, omejeno število vrstic na stran).
  7. Primerno je, da imamo prezentacijo tudi na svojem zaslonu, da ni potrebno neprenehoma obračati glave proč od publike z gledanjem projekcije. Gledamo torej monitor in predvsem publiko, le izjemoma projekcijo.
  8. Z elektronskim prosojnicami gremo lahko nekoliko hitreje kot z običajnimi plastičnimi prosojnicami.
  9. Pri pomembnejšem naštevanju velja upoštevati dinamične prikaze (animations); ni pa dobro pretiravati z dinamiko, npr. prav za vsak stavek posebej. Za animacije je primerno uporabiti opcijo »appear« in ne ostalih sofisticiranih načinov prikazovanja (npr. alineje se privrtinčijo s strani), ker to vsebinsko ne prinaša ničesar, zgolj jemlje pozornost. Za animacije pa je potrebno predhodno preveriti delovanje na računalniku, kjer poteka prezentacija. Učinki so namreč lahko drugačni kot pri našem domačem računalniku (posebej npr. zvok).
  10. Izjemno poživi prezentacijo, če v elektronskih prosojnicah dinamično uporabljamo (rdeče) obkrožitve ali puščice (pointer), da pokažemo npr. kako pomembno številko v tabeli. V takem primeru seveda naredimo dve kopiji iste prosojnice.
  11. Zahtevnejši uporabniki lahko izkoristijo nadaljnje opcije dinamičnih elektronskih prosojnic (npr. HTML elementi), ki omogočajo drevesno strukturiranje oziroma potek predstavitve, preskok na splet oziroma v multimedijo.
  12. Na zadnji prosojnici (ali dveh prosojnicah) navedemo naslednje
    • zahvalimo za pozornost
    • pozovemo k vprašanjem in komentarjem
    • navedemo svoj kontaktni naslov in (čim bolj enostaven) URL naslov, kjer je dosegljiva predstavitev in morebitne ostale informacije.
  13. Zagotavljanje dostopa do naše prezentacije, našega emaila in do ostalih dodatnih informacij na internetu (seveda je primerno imeti enostaven URL naslov ali enostavno iskanje z iskalniki) je lahko neprecenljivo. Oseba, ki jo naša zadeva zanima, bo tako imela vedno in povsod dostop do naše raziskave, ne da bi za to morala našo prezentacijo arhivirati.
  14. V primeru povezav na spletne naslove vnaprej temeljito preverimo, če internet med predstavitvijo res brezhibno deluje. V nasprotnem primeru je treba želene informacije vključiti v prosojnice (npr. posnetki strani – »screenshots«)
  15. Izogibamo se preveč efektom pri prikazovanju besedila. Posebej ne uporabljamo zvočnih efektov (npr. ko se prikaže puščica), kar velja posebej preveriti, saj so morda zvočni učinki vključeni, vendar jih na našem računalniku nismo opazili.

L. Govor

  1. V začetku je treba brez momljanja in izpuščanja jasno povedati, kdo smo, za kaj se gre in kako se umešča prezentacija v celoten kontekst dogodka. Podobno se posebej jasno napove kazalo in strukturo prezentacije.
  2. V nastopu in govorjenju naj bo pozitivna nota in mišljenje, kot tudi skromnost in vljudnost. Primerno je uporabljati “mi” namesto “jaz”, seveda če to ustreza kontekstu.
  3. Prisotna mora biti kar največja suverenost, kompetentnost in avtoritativnost, ne pa tudi vzvišenost, arogantnost in samovšečnost. Pričarati je potrebno prepričljivost, prizadevnost in iskrenost.
  4. Stalno mora biti prisotna tudi zavest, da predstavljamo nekaj pomembnega, tehtnega in skrbno pripravljenega.
  5. Zaključek mora biti govorno celo nekoliko pompozen, jasen in razločen, predvsem pa naštudiran, ker se v njem povzame bistvo. Končni priokus je namreč zelo pomemben.
  6. Govoriti je treba počasi in razločno, nobene časovne stiske ne sme biti, npr. ker imam preveč prosojnic.
  7. Občasno je zelo dobro narediti nekaj-sekundni premor, da se naše besede usedejo. S tem tudi preverimo, da se naše besede ustrezno vpijajo in ne posedujemo informacij morda prehitro.
  8. Izogibamo se prehitremu govorjenju in preskakovanju tem.
  9. Posebej pa se izogibamo nejasnemu govorjenju in momljanju, predvsem pa ponavljanju besed, odvečnih besedam, praznim stavkom in besednih mašilom.
  10. Izogibamo se tudi monotonosti.
  11. Ne izogibamo se svojega dialekta (vendar z njim ne pretiravamo), bodimo naravni.
  12. Posebej pomembno je, da se izognemo nenaravni osnovno-šolski melodiji pripovedovanja, kjer zaradi zadrege navzgor poudarjamo prav vsak konec stavka. Pripovedovati moramo normalno, doživeto, iz sebe in čimbolj sproščeno.

M. Govorica telesa

  1. Najbolj pomembno je, da smo videti čimbolj spočiti, sveži, samozavestni, prijetni, razpoloženi in dobre volje. Vsega tega pa seveda pogosto ni mogoče kar pričarati, posebej ne na ukaz. Kljub temu uredimo vse, kar je v naši moči, da to dosežemo: dobro se naspimo, ustrezno najemo, udobno oblečemo, se obkrožimo z vzpodbudnimi osebami, predvsem pa se seveda dobro pripravimo in dobro časovno organiziramo, brez stresa in hitenja.
  2. Za govorico telesa je osnovno načelo sproščenost: bodimo to, kar smo. To je v bistvu tudi sicer najbolj pomembno priporočilo za izvedbo prezentacije. Naj bo celotna prezentacija prisluškovanje samemu sebi, saj so v nas shranjene informacije in cilji prezentacije – na tej osnovi pripovedujemo iz samega sebe (ne oziramo se preveč na okolico in všečnost). Uporabljajmo geste učinkovito, z osebno noto, v svojem stilu, vendar ne teatrično.
  3. Izogibamo se kretnjam, ki kažejo zadrego. Posebej pogosto in včasih tudi zelo moteče je npr. nenehno popravljanje las ali oča. oziroma nenehno odkašljevanje.
  4. Vzpostavljamo stik z občinstvom, predvsem z očesnim kontaktom. Ne pretiravajmo pa z gledanjem v oči, posebej se ne koncentriramo le na eno osebo ampak na vse poslušalce enakomerno.
  5. Naš izgled naj nikakor ne krade pozornosti: vliva naj zaupanje, kompetentnost in simpatičnost.
  6. Kljub pomislekom, principom in predsodkom iz akademskega oziroma neprofitnega sektorja je formalna urejenost precej pomembna, predvsem seveda v poslovnem svetu. V primeru moških sta torej srajca in suknjič bistveno boljša od puloverja. Kravata je boljša kot brez kravate. Smiselno velja to tudi za ženske. To so pač (žal) empirična dejstva za skoraj vsako publiko (obstajajo seveda tudi izjeme, kjer bi bila npr. kravata neprimerna ali celo škodljiva). Če teh (neprijetnih) dejstev ne spoštujemo, bomo verjetno porabili nekoliko več energije, da publiko prepričamo o svoji kompetentnosti. Zaradi svojih prepričanj in načel bomo torej imeli določeno škodo, zato velja o takih načelih razmisliti. Seveda pa je vse to odvisno od narave prezentacije – ponekod se ceni neformalno oblačenje in neformalno pripovedovanje.

Nadaljnje vsebine in povezave

Predstavitve študentskih projektov/raziskav

Predstavitev za tipičen študetnski projekt oziroma raziskavo je praviloma izvedena v živo in traja 15 minut, kjer je še 5-15 minut razprave. Osnova za to je okoli 15 strani PPT, kjer se upošteva naslednja struktura:

  1. uvodni sklop ima naslednje vsebine (vsaka okvirno na svoji strani):
    • naslovna stran, ime projekta, člani skupine, pa tudi FDV, program, predmet ter leto;
    • ozadje, cilji in odločitveni problem (izjemoma lahko dve strani, kjer je odločitveni problem prikazan ločeno)
    • raziskovalna vprašanja (oštevilčena)
    • teorija (ta stran se lahko tudi izpusti, če ni bistvene dodane vrednosti ali pa se priključi ozadju)
    • raziskovalni načrt (ta stran se lahko izpusti če uspemo vse informacije vključiti v “opis metodologije”
  2. vsaka empirična komponenta ima nato po eno do dve strani (izjemoma lahko tudi več):
    • opis metodologije
    • predstavitev rezultatov (v alinejah se navedejo ugotovitve, lahko tudi slike, grafi, multimedia)
  3. zaključek mora pokriti naslednje vsebine:
    • odgovori na raziskovalna vprašanja,
    • priporočila glede na odločitveni problem,
    • morebitni širši okvir
    • omejitve in nadaljnje raziskovanje.

V primeru krajše ali daljše predstavitve se struktura smiselno prilagodi. Pri skupinskem delu predstavitev, ki traja 15 minut ali manj, izvede en študent, kar načeloma velja tudi za morebitne daljše predstavitve. Obstajati morajo namreč izrecni in utemeljetni razlogi, da je govorcev več.

Proaktivne študentske prezentacije

Kakovostna prezentacija pokaže svojo proaktivnost …

  1. z dobro vsebinsko pripravo (točke 1-3 uvoda)
  2. z doslednim upoštevanjem vseh zgornjih načel za dobro prezentacijo (predsvem točke 4 – 10 v uvodu)
  3. s čim večjo uporabo marketinških komponent (glej točko 11 v uvodu),
  4. s premišljeno, učinkovito in kreativno uporabo multimedije, grafike, slik in tabel,
  5. z uporabo naprednih komponent, kjer velja posebej izpostaviti:
    • uporabo ustreznih izročkov,
    • premišljeno uporabo poudarjenih besed (krepko, rdeče, italics),
    • dinamično menjavo strani/prosojnic,
    • uporabo naprednih orodij (ne zgolj PPT),
    • uporabo logotipa in “running head”,
    • izdelava učinkovitega zaključka, v katerem se s predzadnjo prosojnico pozove na vprašanja, na zadnji prosojnici pa se objavi kontakt oziroma gradivo.