Potem ko je urejeno vse, kar je s predpisi predvideno (lektoriranje, tehnični pregled, odobritev mentorja, končna potrditev), in je študent oddal dokončno verzijo diplome na uradno predpisan način, se odvijejo koraki, ki so potrebni za oceno diplome oziroma za pripravo zagovora.

  1. Imenovanja in potrditev komisije. Če je komisijo za oceno oziroma zagovor predlagal mentor, mora to potrditi še vodstvo programa oziroma fakultete. Pogosto to formalno izvede oziroma potrdi kar pristojni prodekan, lahko pa tudi skrbnik programa ali predstojnik katedre oziroma oddelka. Imenovanje oziroma potrjevanje je lahko tudi dvostopenjsko (npr. vodja programa in prodekan). To je običajno povsem formalen oziroma rutinski korak, ki praviloma sledi predlogu mentorja, včasih pa se kljub temu kaj zatakne. V pogledu sestave komisije namreč obstaja določena verjetnost, da bo vodstvo predlog komisije, ki ga je podal mentor, naknadno spremenilo. Vendar je to zelo redko, in še to največkrat zaradi obremenjenosti ali odsotnosti določenega člana predlagane komisije. Kot je bilo že omenjeno, pa obstajajo tudi fakultete oziroma programi, kjer je komisija imenovana že ob prijavi – v takem primeru na tej točki seveda ni dodatnega imenovanja oziroma potrjevanja, hkrati pa je res, da tudi v tem primeru predlog komisije največkrat poda mentor, saj vsebino najbolj pozna. Ravno tako je na nekaterih programih načeloma mogoče, da komisije ne predlaga mentor (niti neformalno), ampak neposredno vodstvo ali celo neko strokovno telo (npr. Svet študijskega programa). Ne glede kako so imenovani, se članov glede načelnega strinjanja s članstvom v komisiji predhodno posebej ne konzultira, saj gre za proces, ki je množičen, članstvo v komisijah pa sodi k delovnim dolžnosti. Vsak član pa seveda lahko iz utemeljenih razlogov naknadno zavrne članstvo v komisiji, vendar je to zelo redko.
  2. Preliminarno strinjanje članov komisije s primernostjo diplome. V nadaljnjem procesu pa je zelo pomembno predhodno strinjanje članov komisije s primernostjo diplome. S pristankom na članstvo v komisiji za oceno oziroma zagovor se namreč člani komisije načeloma strinjajo tudi s primernostjo diplome, ki jo skupaj z vabilom oziroma obvestilom o članstvu sprejmejo v digitalni ali natisnjeni obliki. Strinjanje s primernostjo diplome je včasih implicitno (če član nima pripomb, se razume, da se z diplomo strinja), včasih pa je eksplicitno (vsak član komisije mora izrecno odgovoriti, da se strinja oziroma da je diploma primerna). Na tej točki lahko člani komisije sicer zavrnejo članstvo oziroma diplomo, kar je delikatna in kompleksna poteza, ki se na fakultetah obravnava različno (npr. zahteva se formalna utemeljitev, zamenja se člana, določi se dodatnega člana ipd.). Ko članstvo v določeni komisiji nekdo na začetku sprejmejo, lahko v določenem časovnem roku (npr. teden ali nekaj tednov) še vedno iz nje izstopi. Bolj običajno pa je, da v primeru pomislekov tak član poda pripombe, ki jih je treba upoštevati. Študent mora na osnovi teh pripomb diplomo seveda dodatno dopolniti. Ustreznost morebitnih študentovih dopolnitev običajno preveri in potrdi kar mentor, na njihovo izrecno zahtevo pa lahko tudi odgovarjajoči član komisije. Če s strani komisije ni pripomb, ki bi zahtevale naknadne popravke, oziroma so morebitni zahtevki članov komisije za naknadnimi popravki v dodatni iteraciji urejeni in usklajeni (kar na koncu izrecno potrdil mentor), je diploma primerna za ocenjevanje oziroma zagovor. V primerih, ko ni zagovora, mora študent nato zgolj počakati, da komisija nalogo pregleda in na tej osnovi zahteva morebitne popravke. Ko je to dokončno urejeno, komisija diplomo oceni, za kar obstaja določen rok. V primeru, da se člani razhajajo pri oceni, fakultetni predpisi predvidevajo postopek usklajevanja. Tako se lahko v primeru razhajanja za 2 točki ali več na lestvici 1-10 (npr. 7 in 9) povabi še dodatnega ocenjevalca. Ko je ocena usklajena, študentski referat obvesti študenta o uspešnem zagovoru in pridobljeni oceni.
  3. Določitev datuma zagovora. Na študijskih programih, ki nimajo formalnega zagovora, bo torej komisija diplomo zgolj ocenila. Če pa je predviden tudi zagovor, datum s člani komisije praviloma usklajuje študentski referat. V primeru časovne stiske – če mentor nanjo seveda pristaja – lahko datum uskladi s člani komisije mentor sam ter ga posreduje referatu, ki se prihranka pri svojem času seveda razveseli. Nekateri mentorji datum tudi sicer najraje kar sami preliminarno uskladijo s kolegi v komisiji, saj se s tem izognejo številnim iteracijam (email) usklajevanja, ki bi jih sicer izvedel referat.

————

Od trenutka, ko je s strani študenta oddana končna verzija diplome, pa do dokončno ocenjene naloge, je običajno potreben vsaj en teden, praviloma pa več tednov. Obdobje je odvisno od fakultetnih procedur, neformalnih dogovorov z mentorjem, administrativne obremenjenosti študijskega referata (npr. v septembru lahko tečejo zaradi obremenitev procesi nekoliko počasneje) in odsotnosti oziroma zasedenosti članov komisije. Na fakultetah so zaradi nevarnosti pritiskov ali zavlačevanja posamezni koraki procesa pogosto tudi časovno določeni. V tem okviru je pametno, da študent uradne roke okvirno pozna, tako da v primeru prekoračitve tudi ukrepa, tako kot v primeru procesa prijave (glej zaključek podpoglavja 2.4.2 Formalna prijava). Proces zaključevanja je namreč razmeroma kompleksen in v njem je precej udeležencev, zato je tudi veliko možnosti, da kje zastane, bodisi zaradi človeškega faktorja bodisi zaradi tehničnih zapletov. Če so prekoračen roki, mora študent preveriti, kje je njegova zadeva obtičala, sicer se lahko zgodi, da se je npr. založila, čas pa teče v prazno.

Celotna neposredna aktivnost oddaje sicer vzame študentu le nekaj ur neposrednega dela ali celo manj. Tudi neposrednega dela, ki ga imajo fakultetne službe in organi z eno diplomo, je v resnici zelo malo. Večina časa gre torej za čakanje (npr. odziv s strani članov komisije, odobritev podpisnikov) in usklajevanje (npr. ocena primernosti, datuma zagovora). Le v redkih primerih dodatnih zahtev (npr. na osnovi napak v fazi tehničnega pregleda, na osnovi pripomb članov komisije) se lahko od študenta v tem koraku zahteva nekaj več dela. Načeloma bi bilo torej glede na skromen obseg dejanskih aktivnosti mogoče celoten proces zaključevanja izpeljati v zgolj dveh dneh. V izjemnih primerih se je tako kje tudi že izvedlo, čeprav je to morda v nasprotju s pravilniki, ki vse pogosteje določajo ne le maksimalni, ampak tudi  minimalni čas trajanja določene faze postopka.

<< Nazaj Naprej >>