Ko mentor diplomo študentu potrdi in s tem oceni, da je vsebinsko ustrezna in tudi  tehnično primerno urejena (oblikovana, lektorirana), študent dokončni osnutek diplome običajno procesira z naslednjimi koraki:

  1. Diplomo študent uradno in formalno odda fakultetni administraciji – bodisi jo naloži v spletni referat bodisi jo natisne in fizično odnese v ustrezno fakultetno službo – najprej v tehnični pregled, ki ga odgovarjajoča fakultetna služba (npr. referat za študentske zadeve) opravi neposredno, ali pa študenta zgolj izobrazi, usmeri in opolnomoči, da poskrbi za vse tehnične vidike. Tako oddano diplomo seveda spremlja tudi predhodna mentorjeva izrecna izjava oziroma strinjanje (elektronsko ali pismeno), da je osnutek ustrezen in sploh gre lahko v tehnični pregled.
  2. Študent nato upošteva pripombe tehničnega pregleda in odpravi morebitne napake ter diplomo ponovno odda, kar v primeru, ko ima to pristojnosti, odgovarjajoča fakultetna služba ponovno pregleda in odobri (oziroma zavrne). Če je tehnični pregled poenostavljen na izobraževanje in opolnomočenje študenta, pa se ta korak seveda preskoči.
  3. Običajno nato sledi pregled prekrivanja besedila (npr. anti-plagiatorski program Turnitin) in na tej osnovi v primeru morebitnih težav študent diplomo v sodelovanju z mentorjem ustrezno popravi in jo ponovno odda;
  4. Ko so vsi administrativni vidiki (tehnični pregled, prekrivanje besedila) urejeni in s strani referata potrjeni, mentor izvede dokončno potrditev (digitalno ali pismeno ali pa tudi oboje). Mentor s to potrditvijo zagotavlja – in jamči s svojo strokovno in etično integriteto –, da je diploma v vseh pogledih ustrezna in primerna za zagovor;
  5. Študent nato odda dokončno verzijo diplome v referat na uradno predpisan način, ki med drugim določa število in obliko morebitnih tiskanih izvodov ter način oddaje ter format digitalne oblike. To se nato šteje tudi kot uradni datum oddaje diplome.

Temu nato seveda sledi še proces zagovora. V splošnem je zgornji proces lahko zelo kompleksen, kar nazorno ilustrira odgovarjajoča procesna shema, ki so jo za administrativni proces oddajanja diplome izdelali na Fakulteti za upravo.

Celoten administrativni proces je na tej točki tudi bolj ali manj informatiziran, odvisno od fakultete in odgovarjajoče informacijske podpore (glej npr. navodila FDV).

Na nekaterih fakultetah je informatizirana tudi končna potrditev mentorja (točka 4 zgoraj), na drugih pa mentor in študent izpolnita in podpišeta (zgolj/tudi) natisnjen  uradni obrazec o končni oddaji diplome (v primeru FDV je to Obrazec o oddaji diplomskega dela).

Mentor lahko ob tem poda predloge za člane komisije, kjer mora upoštevati morebitna fakultetna navodila o številu in strukturi komisije (npr. število članov matičnega področja in število članov izven matičnega področja), ter predlaga datum zagovora, kar vse je odvisno od posebnosti fakultete. Na nekaterih fakultetah oziroma programih je npr. komisija določena že ob prijavi, drugje se npr. datum ali komisija v celoti ureja naknadno, v ločenem procesu ipd. Več o tem je v naslednjem razdelku (6.1.3) Komisija za oceno diplome.

V primeru morebitnega pismenega obrazca lahko – kadar je vzpostavljeno visoko zaupanje – študent posreduje obrazec mentorju v podpis že pred tehničnim  pregledom oziroma pred končno oddajo, skupaj z osnutkom diplome, ki ga je mentor odobril vsebinsko. S tem se izogne dodatni interakciji oziroma dodatnemu obisku na fakulteti in določeni izgubi časa, pa tudi mentor ima s tem eno obveznost oziroma formalnost manj. Seveda je taka poenostavitev neformalna – morda je celo v nasprotju s pravili – in prinaša določeno tveganje, da bo študent izneveril zaupanje profesorja in dogovorjenih oziroma potrebnih tehničnih in drugih vidikov urejanja ne bo ustrezno uredil. Odločitev o tem je vsekakor na strani mentorja in je v prvi vrsti odvisna od resnosti študenta oziroma vzpostavljenega zaupanja.

<< Nazaj Naprej >>