Potem ko je vse potrebno urejeno (lektoriranje, tehnični pregled, podpisan formular), študent skupaj z izpolnjenim formularje odda dokončno verzijo diplome v referat, in to na uradno predpisan način, ki določa  število in format tiskanih izvodov ter  način in format digitalne oblike.

Po dokončni oddaji se odvijejo pomembni administrativni vidiki. Komisijo in zagovor mora namreč uradno potrditi fakulteta. Običajno je to pristojni prodekan, lahko pa tudi skrbnik programa ali predstojnik katedre oziram oddelka. To je praviloma rutinski korak, včasih pa se kljub temu kaj zatakne. Posebej v pogledu sestave komisije obstaja določeno tveganje, da bo vodstvo fakultete predlog komisije, ki ga je podal mentor, naknadno spremenilo, vendar je to zelo redko. Ravno tako pomembno je v tem procesu tudi strinjanje članov komisije z imenovanjem. S pristankom na dogovorjeni datum se namreč člani komisije načeloma strinjajo tudi z osnovno ustreznostjo diplome za zagovoru in temu kasneje ne morejo več oporekati.

Datum zagovora nato s člani komisije uskladi referat, ki nato študenta obvesti o uri in dnevu zagovora. V primeru naglice in časovne stiske je smiselno, da študent z mentorjem – seveda, če je mentor v tem pogledu kooperativen (nekateri mentorji datum celo sami uskladijo s kolegi v komisiji) –, predhodno doreče predlog datuma, ki se nato posreduje referatu.

V primeru, ko ni zagovora, pa mora študent zgolj počakati, da komisija nalogo pregleda in oceni, nakar ga referat obvesti o uspešnem zagovoru in pridobljeni oceni.

Celoten proces zaključevanja od trenutka osnutka diplome, ki ga je dokončno odobril mentor, do zagovora običajno traja nekaj tednov. Obdobje je odvisno od fakultetnih procedur, neformalnih dogovorov z mentorjem, administrativne obremenjenosti študijskega referata (npr. v septembru lahko tečejo zaradi obremenitev procesi nekoliko počasneje) in zasedenosti članov komisije.

Celotna aktivnost oddaje sicer vzame študentu le nekaj ur časa ali manj. Tudi dela, ki ga ima administracija z diplomo, je v resnici izjemno malo. Večina časa gre za čakanje, usklajevanje in evalvacijo oziroma odziv s strani članov komisije. Le v redkih primerih dodatnih zahtev (npr. na osnovi napak, odkritih v fazi tehničnega pregleda) se lahko od študenta tudi v tem koraku zahteva nekaj več dela. Načeloma bi bilo torej glede na skromen obseg dejanskih aktivnosti mogoče celoten proces zaključevanja izpeljati v zgolj dveh dneh. V izjemnih primerih se je to na nekaterih fakultetah morda že izvedlo, čeprav je bilo nekoliko v nasprotju s pravilniki, ki vse pogosto določajo minimalni čas določene faze postopka.

 

<< Nazaj Naprej >>