Nepomembnejši napotki za dobro prezentacijo:

  1. Bistveni predpogoj dobre prezentacije je, da preverjeno in suvereno obvladamo snov, o kateri bomo govorili.
  2. Pri sebi moramo izdelati jasno vizijo in na tej osnovi tudi pismeni načrt (strukturo) o osnovnem sporočilu, ki ga želimo v prezentaciji posredovati; vizija osnovnega sporočila mora nato prežemati celotno prezentacijo in biti kot rdeča nit prisotna v vsakem stavku našega nastopa.
  3. Pri prezentaciji se osredotočamo predvsem na sporočilo, ki ga želimo posredovati, in ne nase (npr. z vpadljivim oblačenjem, z ekstravagantnostjo, z nastopaštvom, s pretiranim spremljanjem lastnega počutja, z zaskrbljenostjo glede našega vtisa), ravno tako se ne osredotočamo na publiko (npr. s prepodrobnim opazovanjem reakcij, z žrtvovanjem strokovnosti na račun všečnosti).
  4. Sporočilo posredujemo predvsem s svojo osebnostjo, z jasnim, razločnim, glasnim in živahnim govorom, obrnjeni k publiki (in ne k platnu, prosojnicam ali računalniku), s čim več očesnega stika ter s sproščeno in spontano govorico telesa, pri čemer smo – kolikor je to pač mogoče –  brez treme, nervoze in hitenja.
  5. Prezentacijo naj bo ne le strokovno brezhiben nastop, ampak tudi zanimiva ter –  okoliščinam primerno  – dramatičnaduhovita in zabavna zgodba, ki si jo bo publika dobro (in pozitivno) zapomnila.
  6. Pri prezentaciji se osredotočamo na bistveno in izpuščamo vse podrobnosti kot so npr. številke, decimalke, tabele, formule in druge podrobne tehnične vidike; obstajajo seveda tudi izjeme, ki morajo biti skrbno premišljene in utemeljene.
  7. Poskrbimo za navezovanje stikov in nadaljnje aktivnosti – v ta namen (npr. na zadnji prosojnici) posredujemo kontakt in (čimbolj enostaven) URL povezavo s podrobnimi informacijami, pripravimo tiskana gradiva ali izročke, se oskrbimo z vizitkami, predvsem pa izrecno pozivamo  k vprašanjem, razpravi, predlogom in sodelovanju.
  8. V pogledu klasičnih ali elektronskih (npr. PPT) prosojnic stremimo k temu, da so predvsem opora, ilustracija in poživitev, ne pa glavni nosilec, ki mora še vedno ostati naš govor oziroma govorica telesa; pri tem na prosojnicah prikazujemo predvsem slike in grafe, besedilo oziroma alineje pa le v primeru, ko je za to obstajajo dobro utemeljeni razlogi.
  9. Pri prosojnicah ne eksperimentirano z grafiko, ampak zagotovimo enostavni polni font (npr. Arial, Tahoma) z velikostjo 20 ali 18 pt, z zmernim številom besed na strani (npr. do okoli 40) in z ustreznim kontrastom (npr. zelo temno na belem, belo na zelo temnem); morebitna odstopanja je treba utemeljiti in izrecno preveriti, to je testirati odgovarjajočo vidnosti in primernost.
  10. Nastop je treba vaditi vse do točke, ko smo z njim zadovoljni; priprave za posebej kvalitetno oziroma pomembno prezentacijo naj vključijo še tretje osebe in/ali audio/video snemanje, pri čemer je treba posebej skrbno vaditi timing, da ne bi zaradi časovne stiske krajšali zaključka ali odžirali časa za razpravo.
  11. Pred nastopom preverimo tehniko in pripravimo rezervne scenarije (npr. dodatni dostop do elektronske prezentacije, scenarij za primer odpovedi tehnike).

——————————————————————————-

V nadaljevanju so sistematično obravnavana priporočila za prezentacijo oziroma za splošno strokovno predstavitev. Pri tem gre v osnovi za del besedila, ki je nastalo kot gradivo pri dveh predmetih na programih Družboslovne informatike (Metodološki praktikum in Raziskovalni seminar):

  • VEHOVAR, Vasja, DOLNIČAR, Vesna. Smernice za pisanje raziskovalnih poročil in predstavitev : študijsko gradivo. Ljubljana: [Fakulteta za družbene vede], 2017. [23] str. [COBISS.SI-ID 35318877]

Nekaj najpomembnejših priporočil  je vključenih že v podpoglavje Potek zagovora, kjer je  obravnavan predvsem kontekst javnega zagovora diploma.

Posebna pozornost velja besedilu, ki je označeno krepko.

——————————————————————————-

Splošni vidiki prezentacije

  • Prezentacija ni enostavna kot morda izgleda na televiziji ali na internetu, posebej če je zelo pomembna (npr. odloča o zaposlitvi, pridobitvi projekta ipd.) in se izvaja pred kritičnim ali nepoznanim občinstvom.
  • Za dobro prezentacijo je seveda dobrodošlo čim več talenta in prakse, najpomembnejše pa so priprave. To je namreč edino, kar lahko naredimo za konkretno prezentacijo, ki jo imamo npr. naslednji teden. Talenta in izkušenj v kratkem času ne moremo obuditi ali pridobiti.
  • Prezentacija je v splošnem nesorazmerno pomembna komponenta strokovnega ali raziskovalnega delovanja. Lahko naredimo sijajno raziskavo, pa jo s slabo prezentacijo povsem degradiramo. In obratno – z odlično prezentacijo lahko zakrijemo marsikatero slabost raziskave. Lahko celo naredimo vtis, da smo izvedli imenitno raziskavo, čeprav objektivno gledano to sploh ni res. Če smo za raziskavo porabili npr. več sto ur, je zaradi izjemne pomembnosti prezentacije vsekakor smiselno porabiti za priprave kakšno urico več. Verjetnost, da bo kdo podrobno bral naše raziskovalno poročilo (ali npr. diplomo), je namreč zelo majhna, zato je ustna prezentacija ciljni publiki, ki si je očitno vzela čas, da nas posluša, izjemno pomembna.
  • Prezentacija prvenstveno služi publiki in sporočilu, ki ga je treba prenesti, ter  odgovarjajoči interakciji. Ni namenjena enosmernem komuniciranju ali celo nastopaštvu. Tudi če je prezentacija odločilnega pomena za nas osebno (npr. odloča, ali dobimo zaposlitev), je treba v prvi plan postaviti sporočilo.
  • Običajne prezentacije trajajo 5-15 minut, pomembne prezentacije 20-60 minut. Toda tudi tri minute je lahko povsem dovolj, da posredujemo bistvene ugotovitve. Za predstavo, kaj pomenijo tri minute, se velja spomniti, da so novinarski prispevki v poročilih – kjer se razmeroma celovito obravnava določen problem, saj je podano ozadje, povzeto je dogajanje, izjave udeležencev, komentar poznavalcev – redko presežejo tri minute. Podobno velja za informativna video sporočila, še bolj pa za brezštevilne videe iz področja zabavne industrije, ki uspejo v treh minutah sporočiti razmeroma veliko. Ravno tako je znano, da so popularna TED (Technology, Entertainment, Design) predavanja omejena na največ 18 minut, v krajših verzijah pa tudi na pet minut ali zgolj tri minute.  Kako veliko je mogoče sporočiti v kratkem času, verjetno najbolje ilustrirajo, oglasna sporočila, ki pogosto trajajo le 15 sekund (ali manj) in redko presežejo 30 ali 60 sekund. V vseh primerih kratkih predstavitev, sporočil in (video) medijskih produktov so odgovarjajoče priprave in produkcija praviloma zahtevale veliko časa, razmisleka, sredstev in dela. Predvsem pa so zahtevale osredotočanje na bistveno in odstranitev vseh odvečnih delov. Vse navedeno velja v prilagojeni obliki tudi za vsako strokovno zahtevnejšo javno prezentacijo, kjer moramo v kratkem času čimbolj učinkovito predstaviti bistveno sporočilo.
  • Priporočljivo je, da je čas razprave primerljiv s časom same prezentacije; minimum je pogosto vsaj eno četrtino celotnega časa. Običajen format na konferencah je zato 20 ali 15 minut prezentacija ter 10 ali 5 minut razprave. Navedeno velja tudi za predstavitev raziskovalnih poročil naročniku. Trajanje in razmerje je seveda odvisno od cele vrste konkretnih okoliščin. Včasih  je zato razmerje celo obrnjeno (npr. 5 minut prezentacije in 15 minut ali več razprave). Obstajajo  tudi predstavitve, kjer je poudarek predvsem na sporočilu govorca, in je zato čas za razpravo bistveno manjši  (npr. 40 minut predstavitve in 5 minut razprave) ali pa časa za razpravo sploh ni.

Priprava na publiko

  • Vnaprej se je treba skrbno seznaniti s publiko (npr. interesi, število, izobrazba, izkušnje, strokovni nivo, managerski nivo) in se temu seveda prilagoditi.
  • Prezentacije za komercialnega naročnika (npr. v marketinškem raziskovanju) so  zelo specifične – običajno je manj kot 10 poslušalcev, vsi so zelo motivirani in problematiko praviloma dobro poznajo. V takem primeru je prezentacija seveda še posebej zahtevna.
  • V primeru majhnega števila poslušalcev je smiselno, da je sedežni red publike, če je le mogoče, v krogu.
  • Publika naj v prvi vrsti dobi seveda občutek koristnosti, ki izhaja iz dejstva, da so izvedeli nekaj novega. Izjemno pomembno pa je tudi, da odnese občutek prijetnosti (“fun”).
  • Upoštevati velja, da poslušalcem pozornost običajno upade po 5-10 minutah, in temu primerno je treba zasnovati celoten potek prezentacije.

Priprave na prezentacijo

  • Priprave so glavni ključ dobre prezentacije. Prvi predpogoj za dobre priprave je dobro in suvereno poznavanje naše materije. V ta namen se je treba razgledati po našem področju in – če še nismo – z iskalnikom temeljito preiskati na spletu podobne raziskave in sorodne  študije. Nadvse neprijetno je, če ne poznamo nekega zelo pomembnega novejšega dejstva, ki je tesno povezano z vsebino naše predstavitve, hkrati pa je to dejstvo med poznavalci morda že razmeroma poznano oziroma je razmeroma enostavno dostopno.
  • Predhodni preizkus prezentacije je obvezen, in sicerstoje, na glas, z vključenim merilcem časa, bodisi sami ali še bolje z bližnjimi. Po  potrebi vajo predstavitve ponovimo večkrat, dokler nismo zadovoljni. Lahko se tudi posnamemo, kar je izjemno učinkovito za izboljšanje kvalitete.
  • Za pomembne predstavitve je razmerje pogosto 3-4 ure priprave za 10 minutprezentacije, seveda po tem, ko so vsa gradiva na voljo in dokončno zbrana. Za  posebej kritične prezentacije – predavanje za potrebe e-učenja (MOOC), nastop za posebej številno publiko (npr. online TED), odločanje o projektih s pet, šest in večmestnim proračunom – lahko priprave trajajo tudi bistveno dlje. Mnogi TED govorci se pripravljajo mesece, nekateri (npr. nekatere introvertirane osebe) – ki imajo danes na spletu več deset milijonski obisk – pa tudi eno celo leto (npr. Susan Cain).
  • Nadvse koristno je pripraviti in razdeliti izročke (»handout«) našega govora, npr. prosojnic, posebej v obliki, v kateri lahko poslušalci dopisujejo svoje komentarje. Pri tem je posebej priporočljivo uporabiti opcijo izpisa black/white ter 6 prosojnic na stran. V določenih primerih je ugoden tudi izpis zgolj treh prosojnic na stran, ki pušča na desni poseben prostor za komentarje. Izročki dramatično izboljšajo učinek prezentacije, dodajo mu resnost in trajnost, posebej, če je v gradivu naveden tudi kontakt. Izroček je lahko tudi drugačen kot prosojnice, npr. povzetek, članek, gradivo ipd. Glede na njihovo pomembnost je nadvse presenetljivo, kako malo prezentacij uporablja izročke, čeprav terja njihova priprava razmeroma malo napora.

Struktura  predstavitve

  • Obstajata dva osnovna pristopa:
    • poanta na začetku, sledi razlaga,
    • princip zgodbe: postopno se bližamo glavni poanti, kar je bolj zahtevno.
  • Pri strukturiranju snovi, kjer je to mogoče, smiselno in primerno upoštevajmo načelo, da je drevesna razdelitev (oziroma strukturiranje) na tri alineje, in to na vsakem koraku, posebej primerna, saj je usklajena s kognitivnimi procesi v človeških možganih.
  • Pri zaporedju snovi upoštevamo običajno zaporedje: uvod, jedro in zaključek. Ob tem stalno skrbimo za rdečo nit.
  • Posebej priporočljivo se je na koncu vrniti se na uvodni stavek, obljubo ali misel, v primeru daljše prezentacija pa lahko na osnovno misel spomnimo tudi vmes.
  • Poskrbimo za upoštevanje  principov oziroma elementov pripovedovanja zgodb. Tudi sicer je smiselno, da se seznanimo z marketinško filozofijo pripovedovanja zgodb. V ta namen se velja ogledati nekaj zadetkov, ki so nam najbližji, na osnovi iskalnega niza “storytelling principles.

Uvod v prezentacijo

  • Najprej se predstavimo, sledi navedba naslova oziroma vsebine ter kratek oris strukture prezentacije. Obstajajo tudi redki primeri prezentacije, kjer uvodno predstavljanje ni primerno ali je celo prepovedano (npr. TED govori).l
  • Včasih je primerna posebna pritegnitev pozornosti, npr. anekdota, živa predstavitev problema, dramatiziranje, napoved zgodbe ipd. Seveda pa mora biti to dobro naštudirano ali pa zelo spontano in pristno, sicer lahko izpade mučno, teatralno in patetično.
  • Potrebna je uvodna jasnost in udarnost, nobenega opravičevanja za pomanjkljivosti (ki tako ali tako vedno obstajajo), posebej pa ne kakega  opravičevanja že kar v prvem stavku.

Potek prezentacije

  • Skrbimo za timing prekoračitev planiranega časa je nesprejemljiva. Posebej neprimerno je hitenje ob zaključevanju. S tem lahko pomembno ali celo usodno pokvarimo prezentacijo. Korak, ki bi moral biti posvečen zaključnemu vtisu, ponovitvi glavnih poudarkov, navezavi na širši okvir (npr. odločitveni problem), namreč lahko s tem popolnoma skvarimo in ga nadomestimo s hitenjem, ki je pogosto neinformativno in neproduktivno.  Ravno tako je izredno neugodno, če zaradi časovne stiske zadnji del, ki je običajno najbolj pomemben, enostavno preskočimo ali zgolj preletimo. Za ustrezen timing sta zgolj dve zdravili: dobra priprava, ki vključuje predhodno vajo nastopa, ter organizirano, načrtovano, sprotno in pozorno spremljanje samega poteka. V ta namen je po potrebi (npr. če ni že v samem prostoru nasproti nas velika ura) dobro imeti s seboj uro in jo položiti na ustrezno mesto. V primeru odstopanje od načrtovanega timinga je  seveda treba sproti prilagoditi tempo in raje pohiteti v določenem osrednjem delu, ki je manj pomemben, kot pa krajšati zaključni del. V primeru, ko še nimamo veliko izkušenj in ne vemo, kako bo timing potekal oziroma izpadel v realnosti, lahko del, ki ga je mogoče predstaviti hitreje ali celo izpustiti,  identificiramo vnaprej in se nato o obsegu njegove predstavitve odločimo šele sredi prezentacije.
  • Najbolj neugodno pa je, če si z neustreznim timing sami odvzamemo čas za razpravo, kar se sicer dogaja precej pogosto. Slabo naštudirana prezentacija nas namreč na koncu zlahka prisili, da jo podaljšamo, četudi na račun razprave. To je seveda zelo narobe. Razprava je namreč izjemno pomemben del, brez katerega sploh ne vemo, kako je publika prezentacijo razumela.
  • Primerno je, da prezentacija poteka predvsem kot zanimiv sproščen komentar vizualne predstavitve (prosojnic), ki naslavlja potrebe, interese oziroma zanimanje publike.
  • Le izjemoma si zapišemo oporne točke na kak poseben list ali listek. To so lahko papirni listi, ki ločujejo plastične prosojnice, lahko pa so to komentarji, ki spremljajo elektronske prosojnice (npr. PPT) in so vidni le avtorju. Posebej je pomembno, da so morebitni komentarji napisani izjemno jasno, razločno in nedvoumno, tako da jih znamo v izpostavljeni situaciji hitro prebrati. V splošnem pa se temu izogibajmo in sledimo zgolj prosojnicam, če jih seveda imamo in uporabimo jih seveda, če to le mogoče.
  • V primeru, da je narava predstavitve iz različnih razlogov (npr. pričevanja, nagovori, TED govori, odsotnost tehnike ipd) taka, da prosojnici nimamo oziroma jih ne moremo imeti, se je treba za to posebej organizirati. Na eni strani se na to seveda pripravimo z dodatnimi napori pri vajah, podobno kot igralci, ki si morajo zapomniti celoten tekst. Pri tem si lahko pomagamo z različnimi tehnikami memoriranja. Tako lahko vsebine vežemo na lastne oziroma notranje vizualne elemente, lahko jih vežemo na določeno zunanjo situacijo, ki se zgodi v toku našega govora, lahko pa tudi s pomočjo pomočnikov v publiki, ki nam npr. dajejo znak, ali celo preko profesionalnih suflerjev oziroma šepetalcev. Na drugi strani pa je v primeru negotovosti in resnih tveganj, da na odru odpovemo in pozabimo bistvene elemente, bolj primerno, da imamo s seboj odkrit list oziroma kartico z opornimi točkami (angl. cue card), v primeru TV ali snemanja pa seveda uporabimo, če je na voljo ustrezna tehnika za prikazovalnik besedil, »trotl boben« (angl. teleprompter/autocue). Precej neprimerni so zapisi na dlan, vendar je lahko tudi to dobra rešitev, če nas pomirja ali nam morda celo dejansko (seveda neopazno) pomaga.
  • Zelo pomembno je, da v našo prezentacijo vključimo čim manj formul in tehničnih elementov, zgolj če je res nujno in če bo publika to zanesljivo razumela, sicer je to zelo neproduktivno, saj frustrira in vzpostavlja občutek, da gre za nerazumljive reči. Vse morebitne številke postavimo v nek kontekst, jih primerjamo komentiramo in evalviramo, sicer so neprimerne.
  • Ravno tako se je treba izogibati kompleksnih in kompliciranih vsebin, saj je treba zadeve kar najbolj poenostaviti. Osnovno vodil je zato, čim manj detajlov in koncentriranje na bistvo.
  • Vsebino umestimo, posebej na začetku in koncu, v najširši kontekst, v morebitni odločitveni  problem naročnika oziroma v poslanstvo celega projekta. Če gre npr. za študentski seminar projekt, prakso, diplomo lahko posebej izpostavimo kaj smo se naučili glede na poslanstvo študijskega programa.
  • Navajamo predvsem (nova in zanimiva) dejstva in pri tem ločujemo dejstva od mnenj.
  • Vnaprej navajajmo mogoče ugovore, kritike našega dela in morebitne omejitve ter z  njimi ustrezno obračunamo. S tem pokažemo razumevanje širšega okvira in tudi distanco do prevelike zaverovanosti v lastno delo. Pri tem smo argumentirani, strokovni in  spoštljivo, hkrati pa  avtoritativni.
  • Če se le da, je primerno v toku prezentacije asociirati na sprotno dogajanje (kaj aktualne, kaka časopisna novica, kaka zgodba ali škandal, ki pretresa to področja, kaka misel ali ideja od predhodnih govornikov).
  • Skrbimo za živahnost prezentacije – po potrebi interveniramo. Na vsakih nekaj minut, ko se zadeva ogreje in se pridobi občutek za publiko, je koristno (ni pa nujno, še posebej če je malo časa) dodati nek naštudirani vložek, ki predstavitev popestri (npr. citat, slika, video, vprašanje publiki, šala ipd.). Posebej so dobrodošlo tudi tovrstni spontani dodatki in komentarji. Ni pa primerno tvegati že na samem začetku s kako preveč naštudirano zgodbo, če nismo 100% suvereni in samozavestni.
  • V tem okviru je posebej pomembno, da vnesemo nekaj – pravzaprav čim več  – Pri tem je seveda potrebna previdnost, da ni narejenosti. Če v tem nismo izkušeni, spontani in povsem sproščeni, je bolje ostati resnoben. Vsi vemo, kako neprijetna je – celo v družbi znancev ali prijateljev, kaj šele pred nepoznanim ali kritičnim občinstvom – slaba šala ali slabo povedana šala. Seveda s tem ne gre pretiravati, saj naš namen verjetno ni zabavanje publike, ampak posredovanje našega sporočila.

Zaključek

  • Zaključek pogosto zahteva tudi do okoli petino prezentacije, saj je izjemno pomemben. Publika bo namreč v veliki meri obdržala vtis oziroma okus, ki ga pridobila na koncu. Z zadnjimi stavki zato poseben pomembno vplivamo na učinek naše prezentacije.
  • Pomembno je, da na koncu se vrnemo na začetne strukture, obljube ali ideje. Pri tem na kratko obnovimo celoten poteka in namen prezentacije. Ravno tako je nadvse pomembno, da se v zaključku navežemo na širši okvir (npr. odločitveni problem) in veliko sliko (angl. big picture), kot tudi navezava ne določen aktualen problem, ki ga mediji v zadnjem času izpostavljajo.
  • Ob zaključku navedemo tudi morebitne omejitve našega dela in priporočila za nadaljnje delo, morda celo lastne načrte. Posebej primeren je tudi konstruktiven poziv k akciji ali imobiliziranju in sodelovanju.
  • Primerja je lahko tudi dodatna (duhovita) opazka, ki je vezana na situacijo, npr. vreme, logistiko, naravo srečanja, nadaljnji program (npr. čas za kosilo). , ali dodatna navezava na neko dnevno aktualno temo, pa tudi na siceršnji program (npr. če je čas za kosilo).
  • Sam konec naj bo čim bolj formalen (npr. zahvala), predvsem pa je treba navesti vir za dodatne informacije. Posebej primeren je enostavne URL naslov, ali pa naš email naslov. Smiselno je sicer, da je vse to že v gradivih (v tem okviru so izročki posebej koristni), v nasprotnem primeru za to dodatno poskrbimo z izpostavljeno kontaktno informacijo, ki jo pustimo na ekranu ves čas zaključevanja. V primeru konference se oskrbimo tudi z vizitkami in določenimi gradivi.
  • Če je za to predviden čas, seveda eksplicitno vzpodbudimo občinstva k vprašanjem.

Odziv publike

  • Že uvodoma je smiselno poudariti, da nas lahko v primeru nejasnosti ali vprašanj zmotijo in prekinejo, seveda pa to oznanimo le, če to res želimo. V splošnem namreč to ni posebej dobra ideja, saj lahko moti tok prezentacije, sproža nepotrebna predhodna vprašanja, ki jih obravnavamo kasneje v prezentacijo, in spodbuja problematične osebe k oglašanju. Vsekakor pa je primerno, da publiko že na začetku povabimo k vprašanjem na koncu predstavitve, kar seveda izrecno ponovimo tudi o zaključku.
  • Ko prejmemo vprašanje iz publike, ga je v primeru kakršnekoli nejasnosti najprej dobro ponoviti, da preverimo razumevanje. Dobri predavatelji pogosto tudi najprej pohvalijo vprašanje.
  • Z osebo, ki vpraša, kontaktiramo spoštljivo in osebno, odgovarjamo pa avtoritativno.
  • Ogovarjamo čim krajše, čimbolj zanimivo, bistveno in koncizno. Pri tem se ne odmikamo od teme vprašanja. Če z lahkoto dodamo nekaj humorja (predvsem na svoj račun), je to dobrodošlo, ni pa se treba v to smer posebej truditi. Osredotočiti se je treba predvsem na konkretno vprašanje in poskrbeti za točen odgovor. Kljub temu se lahko po tem, ko na vprašanje jasno odgovorimo, navežemo na nek širši vidiki, ki je izjemno aktualen in se ga vprašanje dotika.
  • V primeru, da se vprašanje nanaša na naše napake, neizpodbitne kritike ali vidike, na katere v resnici ne znamo kompetentno odgovoriti, je pomembno, da ne meglimo odgovora, ampak šibkost (na hitro) priznamo. V takih primerih se je treba na drugi strani zavarovati pred preveliko samokritiko in lastno samo-degradacijo. V tem okviru se velja nekoliko zgledovati po politikih, trenutku, ko dajejo po izgubljenih volitvah prve izjavo. Njihove izjave praviloma nikoli ne oporekajo ali zanikajo volilnega dejstva –  čeprav je običajno v velikem nasprotju z obljubami in pričakovanji –  niti ne kažejo skrušenosti, prizadetosti, užaljenosti, samopomilovanja, samoobtoževanja in samo-degradiranja zaradi lastnih napak. Nasprotno, njihove piar službe so jih v tem pogledu temeljito poučile oziroma naučile, da tudi na tej točki pokažejo vedrino in osebno zrelost, predvsem pa so jih usmerile v osredotočanje na vnaprej izbrane pozitivne vidike (npr. dosežki, učinki, načrti).
  • Po odgovoru je dobro vprašati, če je to bil res odgovor.
  • Na provokativna vprašanja nikakor ne gre zaostrovati.
  • V primeru, da je publika nemirna ali klepetava, in to tako zelo, da nas to izredno moti, dekoncentrira in ogroža našo prezentacijo, moramo biti zelo previdni. Histerična zahteva po tišini je namreč najbolj neprimeren odziv. Dobra rešitev je premolk, ki traja nekaj sekund, kolikor je pač potrebno – v tem času je smiselno, da pri sebi štejemo sekunde. Štiri sekunde je namreč že zelo veliko, osem sekund pa je že praktično nevzdržno mučno in utiša prav vsak klepet. Seveda pa moramo kot prvi imeti kvalitetno prezentacijo – ni mogoče izsiljevati pozornosti za nekvalitetno vsebine in nepripravljen nastop. Če se kljub vsemu odločimo za neposreden poziv publiki, da prisluhne, je to treba izvesti ponižno in obzirno. V vsakem primeru se nato publiki tudi zahvalimo.
  • Potrebno je pravilno ogovarjanje publike, spoštljivo, brez omalovaževanja (npr. če niso eksperti za določeno področje), ne skoparimo s pohvalami in spodbudami.

Trema

  • Nekaj standardnih prijemov za tremo med prezentacijo:
    • kontroliramo dihanje,
    • napnemo in sprostimo mišice,
    • sistematično odženemo škodljive misli, koncentriramo se na vsebino,
    • pripravljen imamo kozarec vode,
    • upočasnimo prezentacijo,
  • Pred prezentacijo se priporoča nekaj fizičnega, npr. sprehod, posebej  sproščajoče poskakovanje (npr. za odrom), če imamo za to seveda čas in prostor.
  • Ne pozabimo osnovnega dejstva: publika je v bistvu na naši strani, želi da izpademo dobro, želi zvedeti nekaj zanimivega, kar jim mi tudi znamo ponuditi, publika so normalni ljudje, taki kot mi.
  • Včasih pomaga, da se z očesnim stikom osredotočimo na poslušalca, ki nam je naklonjen. Morda se z njim celo vnaprej dogovorimo, da nas spodbuja.

Uporaba tehnike

  • V kar največji meri uporabimo vso dostopno tehniko in čim več pripomočkov: tabla, pano z listi, prosojnice, projektor (še bolje, dva projektorja) in tudi videe oziroma multimedio. Vse to lahko pripomore k dinamiki, pa tudi k učinkovitosti naše prezentacije, predvsem pa preseže statičnost naše pojave, ki je običajno negibna celotno prezentacijo. Posebej povezane na splet in nekaj deset sekundni (ali celo enominutni) video so lahko izjemno učinkoviti. Predhodno se zato dobro seznanimo z vsemi tehničnimi možnostmi in jih v celoti izkoristiti.
  • Pred predstavitvijo je treba preveriti tehniko – zelo pomembno (npr. Ali je moj notebook kompatibilen s projektorjem? Se moje diskete ali USB  sploh dajo prebrati? Povezav delujejo?) Vsekakor že pred predstavitvijo preverimo delovanje projektorja in naložimo naše datoteke.
  • Zelo pomembno je predhodno preveriti, kako se nas sliši (npr. na koncu dvorane). Neredko se nas enostavno ne sliši dobro, publika pa tega ne sporoči. Če je kakršenkoli dvom, je smiselno pred nastopom, v pavzi to z nekom preveriti. V tem okviru je seveda relevantno tudi, kako glasno in razločno govorimo mi sami.
  • Če publika nima gradiva (npr. raziskovalnega poročila), pa tudi sicer, je zelo priporočljivo razdeliti izročke (angl. handouts) stran ali dve osnovnih ugotovitev oziroma tabel (ali PPT izpis), kamor lahko poslušalci kaj zapišejo –  vse to je izjemno učinkovito in dramatično poveča moč in učinek naše predstavitve. V primeru raziskovalnega poročila, pa seveda publiki, če je to mogoče (imamo URL ali emaile) vnaprej in če to poročilo obstaja vsaj v draftu, pošljemo dostop do poročila.

Splošno o prosojnicah

S prosojnico v nadaljevanju razumemo tako plastične (“prave” prosojnice), kot tudi projicirane s projektorjem iz naših listov (papirja) in seveda elektronske prosojnice (npr. PPT, Prezi ipd).

  • Prosojnice bi morale predvsem izboljšati sam nastop, ne morajo pa ga nadomestiti, niti ne morejo postati nosilni sporočevalec. Umetnost govorništva in nastopanja ostaja in se še vedno nahaja v središču vsake prezentacije. Določene osebe torej imajo oziroma so razvile sposobnost, da stojijo pred publiko, pritegnejo, zadržujejo in usmerjajo pozornost, sporočijo želene vsebine, so pri tem zanimive in zabavne, držijo nit pripovedi in ničesar ne pozabijo. Vsega tega prosojnice ne morejo nadomestiti, lahko pa na eni strani prezentacijo olajšajo (npr. spominjanje strukture), na drugi strani pa jo lahko tudi pomembno dopolnijo (npr. slike).
  • Prosojnic naj bo v splošnem čim manj – obdržimo le najbolj tehtne. Več kot je prosojnic, manj bomo lahko sporočali s svojo osebo, besedami, govorico telesa in očesnim stikom, kar vse je načeloma bistveno bolj učinkovito. Hkratno branje in poslušanje, še posebej, če ni usklajeno, lahko publiko tudi dekoncentrira od bistvenega sporočila. Izjemno  pomembno zato je, da vnaprej domislimo in pripravimo, kaj točno bomo ob določeni prosojnici povedali.
  • Nobene odvečne prosojnice ne sme biti – vse naj bodo enako pomembne in Izogniti se je potrebno hitenju. V 5, 10, 15 prosojnicah se da povedati, kolikor se pač da. Nikakor pa se ne da stisniti 30 minutne predstavitve v 5 minut – v takem primeru se je treba nekaterim (mnogim) zadevam odreči in se osredotočiti na  bistvo, ki ga je treba posredovati z normalno hitrostjo.
  • Nobenih prosojnic ne sme biti, ki se jih samo prelet Če ni časa ali ni pomembna, se jih izpusti.
  • Podobno kot ne sem biti odvečnih prosojnice, ne sme biti na njih niti odvečnih alinej (angl. bullet point) in odvečnih besed. Obstaja nevarnost inflacije alinej, ki so pogosto preštevilne in prezahtevne. Kjer je to mogoče je priporočljivo uporabit prosojnic zgolj za občasno usmerjanje in animiranje občinstva, pri čemer se uporabljajo predvsem slike. Seveda na drugi strani obstajajo snovi, kjer je ustrezno strukturiranje s pomočjo alinej in besedila na prosojnicah zelo koristna.
  • Slike so nadvse pomemben gradnik prosojnic in so pogosto zapostavljene. Prav slika namreč najbolje dopolnjuje govor, medtem ko je razmerje med (istočasnim) branjem napisane in poslušanjem izgovorjene besede bistveno bolj kompleksno in tudi problematično.
  • Ena prosojnica tipično traja okoli ene minute, vendar lahko tudi do tri minute, skrajna spodnja meja pa je pol minute.
  • Pogosto je prosojnic kolikor je minut, vendar so odkloni lahko veliki glede na tip in naravo prezentacije.
  • Največja nevarnost prosojnice, je da posredujemo preveč informacije, ki jih publika ne more absorbirati, s čimer se ustvarja zmeda, saj ni jasno, kaj je bistveno.
  • Bistveno je, da prosojnic ne beremo, ampak pripovedujemo prosto, sproščeno, komentiramo.
  • Na prosojnice običajno ne pišemo oziroma ne navajamo celih stavkov, ampak zgolj poudarke ali alineje; v vsakem primeru navajamo čim manj, zgolj najnujnejše.
  • Smiselno je odstraniti oziroma zamenjati prosojnico takoj, ko ni več potrebna.
  • Če je možno, imamo lahko dva projektorja, kar pomembno pripomore k učinkovitosti, posebej pri kompleksnih tematik.
  • Vsaka prosojnica mora biti enostavna in čimbolj samostoječa, kar pomeni, da jo je mogoče v znatni meri razumeti tudi izven konteksta.
  • Celotno vsebino prosojnice je treba doumeti brez vseh težav v največ pol minute.
  • V primeru kvalitativne študije v navednicah citiramo udarne izjave.
  • V primeru kvantitativne študije uporabljamo čim več enostavne grafike.
  • Kompleksne in nepregledne tabele ali grafi z majhnimi črkami so zelo neprimerne.
  • Pri tabelah in grafiki upoštevamo običajna priporočila. Posebej velja izpostaviti naslednje:
    • Strukturni krogi (cca do 6 krogov, od večjega k manjšem, urin kazalec) so primerni za manjše število kategorij, za ostalo so primernejši strukturi stolpci, posebej vodoravni, kjer lahko h kategorijam pripišemo več teksta.
    • Histogram je smiselno, da ima 6-8 razredov, pomembna je jasnost oznak in navedba vira.
    • Prikazujemo celotne lestvice, skupaj z izhodiščem (npr. 1-100%, 1-5, 0º) in torej umetno ne povečujemo sprememb (npr. s prikazovanjem razlike med 21.1% in 23.4% na lestvici, ki se začne z 20% namesto z 0%).
    • Tabele morajo biti ustrezno poimenovane in označene.
    • Številke ne smejo biti prepodrobne; odstotki so praviloma brez decimalk, povprečja pa z eno samo decimalko.
  • Velikost črk je praviloma vsaj 20 pt, skrajni  minimum je 18 pt. Izjemoma, npr.  v majhnem prostoru z maloštevilno publiko, je font lahko manjši, vendar je treba izrecno preveriti vidljivost črk. Naslovi so seveda lahko nekoliko večji.
  • Grafika je dobrodošla, vendar le, če je res potrebna; ne sme biti izumetničena, nasilna, kičasta, odvečna. Vse mora biti podrejeno čimbolj učinkovitemu posredovanju vsebinskega sporočila. Navedeno posebej velja za znanstveno-raziskovalni kontekst, v poslovnem svetu, marketingu, novinarstvu, zabavni industriji (infotainement) ipd. je lahko vloga grafik in multimedije tudi nekoliko drugačna.
  • Uporabljamo standardne polne fonte (torej npr. Ariel in nikakor je npr. Times new roman).
  • Profesionalnost prosojnic je dobrodošla (okvir, barve), predvsem pa poskrbimo, če se le da (pogosto je namreč to prepovedano), za logotip projekta ali organizacije.
  • Ne navajamo več kot 6-10 vrstic na prosojnico. Raje 6 kot 10. Če je publike malo in gre za zelo strokovno ali celo tehnično zadevo, je vrstic lahko več, dokler so seveda to ne gre na račun velikost črt. Z velikostjo npr. 20 pt namreč tudi sicer ni mogoče uvrstiti na stran več kot 12 vrstic (z velikostjo 18 pt pa okoli 14vrstic). Statistike kažejo, da je v splošnem na povprečni prosojnici okoli 40 besed.
  • Ročno napisane plastične prosojnice so včasih lahko bolj učinkovite kot računalniške, saj lahko v živo še kaj dopišemo. Občasno se namreč vrnejo trendi bolj osebnih prosojnic, čeprav je res, da je to bolj izjema v posebnih situacijah.
  • Vedno velja na kratko pogledati prosojnico, ki je na platnu, čeprav smo v celoti gledano seveda obrnjeni k publiki in  brez potrebe ne gledamo neprestano k platnu ali sami prosojnici.
  • Podrobnosti na prosojnici kažemo na platnu, ne na projektorju ali monitorju. Pri tem uporabljamo palico, lučko (angl. pointer) ali roko.
  • Če je to na voljo, imejmo pri roki flomaster za morebitne plastične prosojnice oziroma flomaster/kredo za dodatna pojasnila na tablo oziroma na pano z velikimi listi. Če ta možnost obstaja, jo vsekakor izkoristimo, saj pomembno pripomore k dinamiki prezentacije.
  • Papir, ki postopno odgrinja prosojnico, je lahko pod prosojnico. Podobno za navajanje najbolj pomembnih ugotovitev uporabimo dinamično prikazovanje alinej pri elektronskih prosojnicah, vendar s tem ne gre pretiravati.

Posebnosti  elektronskih prosojnic

Klasične (plastične) prosojnice so dane že praktično izginile; nadomestila so jih orodja za elektronske prosojnice. Poleg PPT (MS Powerpoint), ki ima daleč največji tržni delež in je včasih celo sinonim za elektronske prosojnice oziroma za orodje za elektronsko predstavitev, obstajajo tudi mnoga druga odlična orodja, ki omogočajo izdelavo kvalitetnih elektronskih prosojnic, npr. Prezi, SlideShare, Academic Presenter, Keynote (Apple), GoogleSlides, PewToon, HaikuDeck, SlideDog ipd. Osnovna načela pa so vedno enaka:

  • Če je le mogoče, pred samo predstavitvijo še enkrat preverimo, ali bomo predstavili res zadnjo verzijo naših prosojnic, če ni zadnja, so lahko posledice katastrofalne, zamenjava pa se lahko zgodi kaj hitro, še posebej, če smo zaključevali v časovni stiski.
  • Nujno je imeti predstavitev shranjeno na dveh virih (npr. disketah, USB ali nekje na internetu, npr. Gmail), pa tudi sprintano na prosojnice ali poslane na email s spletnim dostopom. Vedno moramo biti pripravljeni na možnost, da tehnika na določeni točki odpove.
  • Smiselno velja upoštevati vsa splošna navodila za prosojnice, predstavljane zgoraj.
  • Pri večjih prostorih se načeloma upošteva pravilo, da je podlaga temna, črke pa svetle. Neustrezna kombinacija lahko pomembno skvari prezentacijo. V manjših prostorih so lahko učinkovite tudi svetle podlage in temne črke, ki so sicer bolj običajne in manj tvegane. V vsakem primeru se je treba izogniti premajhnemu kontrastu (npr. svetle črke na beli podlagi). Uporaba privzetih predlog, ki jih ponuja orodje, je sicer morda videti konfekcijska, je pa varna.
  • Posebej velja upoštevati vsa splošna priporočila pri prosojnicah tudi za velikost črk in naslovov, kar pa posebej prilagodimo prostoru, projektorju, platnu, publiki.
  • Siceršnje (default) privzete nastavitve za velikost črt so običajno varne. V ostalem sledimo splošnim priporočimo za prosojnice, torej je nproblematično manjšanje vse do 20 pt za črke notranjega teksta (naslovi so lahko večji). Pri prezentacija v malem prostoru z velikim platnom lahko uporabimo tudi manjše črke. Tudi tu velja poudariti, da uporabljamo polne fonte (npr. ariel, tahoma) in ne tankih npr. times.
  • Pri pomembnejših prezentacijah na konferencah posebej poskrbimo za dobro vidljivost (svetle črke na temni podlagi, tipski krepki fonti, velike črke vsaj 20-24pt, omejeno število vrstic na stran.
  • Primerno, je da imamo prezentacijo tudi na svojem zaslonu, da ni potrebno neprenehoma obračati glave proč od publike z gledanjem projekcije. Gledamo torej monitor in predvsem publiko, le izjemoma samo projekcijo.
  • Z elektronskim prosojnicami gremo lahko nekoliko hitreje kot z običajnimi plastičnimi prosojnicami.
  • Pri pomembnejšem naštevanju velja upoštevati dinamične prikaze (slide-show); ni pa dobro pretiravati z dinamiko, npr. za vsak stavek posebej. V slide-show-u je primerno uporabiti opcijo »appear« in ne ostalih sofisticiranih načinov prikazovanja (npr. alineje se privrtinčijo s strani), ker to vsebinsko ne prinaša ničesar, zgolj jemlje pozornost. Pri slide-show je primerno preveriti delovanje na računalniku, kjer poteka prezentacija. Učinki so namreč lahko drugačni kot pri našem domačem računalniku (posebej npr. zvok).
  • Izjemno poživi prezentacijo, če v elektronskih prosojnicah dinamično uporabljamo (rdeče) obkrožitve ali  puščice (pointer), da pokažemo npr. kako pomembno številko v tabeli.
  • Zahtevnejši uporabniki lahko izkoristijo nadaljnje opcije dinamičnih elektronskih prosojnic (npr. HTML elementi), ki omogoča drevesno strukturiranje oziroma potek predstavitve.
  • Na zadnji prosojnici (ali dveh prosojnicah) navedemo naslednje
    • zahvalimo za pozornost
    • pozovemo k vprašanjem in komentarjem
    • navedemo svoj kontaktni naslov in (čim bolj enostaven) URL naslov, kjer je dosegljiva predstavitev in morebitne ostale informacije.
  • Zagotavljanje dostopa do naše prezentacije, našega emaila in do ostalih dodatnih informacij na internetu (seveda je primerno imeti enostaven URL naslov ali enostavno iskanje z iskalniki) je danes pravzaprav neprecenljivo. Osebe, ki jih naša zadeva zanima, bo tako imela vedno in povsod dostop do naše raziskave, ne da bi za to potrebovala našo prezentacijo arhivirati.
  • V primeru povezav na spletne naslove vnaprej temeljito preverimo, če internet res brezhibno deluje. V nasprotnem primeru je treba želene informacije vključiti v elektorsnke prosojnice (npr.  posnetki strani – »screen shots«)
  • Izogibamo se preveč efektom pri prikazovanju besedila. Posebej ne uporabljamo zvočnih efektov (npr. ko se prikaže puščica) , kar velja posebej preveriti, saj so morda zvočni učinki vključeni, vendar jih na našem računalniku nismo opazili.

Govor

  • V začetku je treba brez momljanja in izpuščanja jasno povedati, kdo smo in za kaj se gre in kako se umešča prezentacija v celoten kontekst dogodka. Podobno se posebej jasno napove kazalo in strukturo prezentacije.
  • V nastopu in govorjenju naj bo pozitivna nota in mišljenje, kot tudi skromnost, in vljudnost. Primerno je uporabljati “mi” namesto “jaz”, seveda če to ustreza kontekstu.
  • Prisotna mora biti kar največja suverenost, kompetentnost in avtoritativnost, ne pa tudi vzvišenost, arogantnost, samovšečnost. Pričarati je potrebno prepričljivost, prizadevnost in iskrenost.
  • Zaključek mora biti govorno posebej pompozen, jasen in razločen, predvsem pa naštudiran, kjer se povzame bistvo. Pa tudi, kako je to umeščeno v celoten kontekst, velja ponoviti še enkrat. Končni priokus je namreč zelo pomemben.
  • Govoriti je treba počasi in razločno, nobene časovne stiske ne sme biti, npr. ker imam preveč prosojnic.
  • Občasno je zelo dobro narediti nekaj sekundni premor, da se naše besede usedejo. S tem tudi preverimo, da se naše besede ustrezno vpijajo in ne posedujem informacij morda prehitro.
  • Izogibamo se prehitrega govorjenja in preskakovanja tem.
  • Brez momljanja, brez ponavljanja besed, brez odvečnih besed.
  • Izogibamo se monotonosti.
  • Ne izogibamo se svojega dialekta (vendar z njim ne pretiravamo), bodimo naravni.

Govorica telesa

  • Najbolj pomembno je, da smo videti čimbolj spočiti, sveži, samozavestni, prijetni, razpoloženi in dobre volje. Vsega tega pogosto ni mogoče kar pričarati, posebej ne na ukaz. Kljub temu uredimo vse, kar je v naši moči, da to dosežemo (npr. dobro se naspimo, ustreženo najemo, udobno oblečemo, se obkrožimo z vzpodbudnimi osebami in se predvsem časovno organiziramo, brez stresa in hitenja).
  • Enako velja za govorico telesa – osnovno načelo je sproščenost, bodimo to, kar smo. To je v bistvu tudi sicer najbolj pomembno priporočilo za izvedbo prezentacije. Uporabljajmo geste učinkovito, z osebno noto, v svojem stilu, vendar ne teatralično.
  • Vzpostavljamo stik z občinstvom, predvsem z očesnim kontaktom.  Ne pretiravajmo z gledanjem v oči, posebej ne koncentracija le na eno osebo ali dve.
  • Naš izgled naj bo urejen, predvsem naj ne krade pozornosti; vliva naj zaupanje, kompetentnost, simpatičnost.
  • Kljub pomislekom, principom in predsodkom iz akademskega oziroma neprofitnega sektorja je urejenost precej pomembna, predvsem seveda v poslovnem svetu.  V primeru moških je torej srajca in suknjič  bistveno bolje od puloverja. Kravata je boljša kot brez kravate. Smiselno velja to tudi za ženske. To so pač (žal) empirična dejstva za skoraj vsako publiko (obstajajo seveda tudi izjeme, kjer  bi bila npr. kravata neprimerna ali celo škodljiva). Če teh (neprijetnih) dejstev ne spoštujemo, bomo verjetno porabiti nekoliko več energije, da publiko prepričamo o svoji kompetentnosti. Zaradi svojih prepričanje in načel bomo torej imeli določeno škodo, zato velja o njih razmisliti.

Nekaj povezav