V nadaljevanju so sistematično obravnavani (A) predpogoji za prijavo, (B) priprava osnutka prijave ter (C)  oddaja prijave oziroma njena obravnava.

A. Predpogoji in predpriprave

Preden se lotimo izpolnjevanja prijavnega formularja, je treba na sestanku z mentorjem (podpoglavje 2.2.4 Sestanek z mentorjem) doreči vse ključne vidike:

  1. časovni okvir,
  2. ambicioznost oziroma zahtevnost diplome,
  3. naslov diplome,
  4. okvirno vsebino,
  5. raziskovalna vprašanja oziroma hipoteze,
  6. obseg, naravo in specifičnosti empiričnega dela,
  7. nabor iskalnih nizov za iskanje literature.

Dokler zgornje ni povsem jasno, se pisanja prijave ni smiselno lotevati. Če se prijave kljub temu lotimo, bo verjetno potrebno še nekaj dodatnih  (in nepotrebnih) iteracij osnutkov prijave z mentorjem. Mogoče so tudi druge komplikacije in nesporazumi, ki bodo povzročali slabo voljo, predvsem pa zamik in neproduktivno porabo časa.

Pri prijavi se še enkrat potrjuje, kako zelo pomemben je uvodno srečanje z mentorjem (glej 2.2.4 Sestanek z mentorjem). V primeru, ko se študent na sestanek dobro pripravi (in ima ob tudi dobro razjasnjene cilje), je namreč lahko prijava konceptualno dorečena že na prvem sestanku.

Res pa je, da je včasih lahko – tudi v primeru dobre pripravljenosti študenta –  za izdelavo prijave potrebnih več iteracij. Dodatne oziroma nadaljnje izmenjave osnutka se sicer običajno uredijo prek e-pošte (ali odgovarjajoče spletne platforme). V nekaterih primerih, ko študent zaradi določenih razlogov ali okoliščin (npr. zelo kompleksna problematika) potrebuje več časa za presojo in izostritev, pa je lahko za prijavo potrebnih tudi več osebnih pogovorov z mentorjem.

Ravno tako se je treba še pred začetkom pisanja prijave poglobiti v njeno vsebino.  Strukturirani napotki o tem se nahajajo v podpoglavju 2.4.2 Vsebina prijave.

Pisanje prijave brez predhodne vsebinske poglobitve je na videz sicer hitrejše, v resnici pa je manj produktivno, saj bo v celoti gledano zahtevalo še nek naknaden, dodaten in nepotreben čas, tako za študenta kot tudi za mentorja. Težave bodo namreč lahko zaradi tega nastajale šele kasneje v toku procesa diplomiranja.

B. Priprava osnutka

V nekaterih redkih okoliščinah lahko mentor študentu zaupa do te mere, da oceni – glede na zrelost študenta  ter  na dorečenost teme – , da bo študent  že v prvem koraku samostojno napisal ustrezno (kakovostno) prijavo.

V takem primeru bo mentor študenta izrecno pozval, naj prvi osnutek prijave tudi že kar formalno odda. To pomeni, da študent osnutek prijave natisne in pripravi za podpisovanje oziroma osnutek prijave neposredno vnese v uradni spletni obrazec, ne da bi mentor osnutek pred tem (neformalno) pregledal in potrdil. Mentor ob tem seveda tvega, da bo moral prijavo morda –  kljub vsemu  zaupanju v študenta –  nato zavrniti oziroma zahtevati popravek, kar bi bilo seveda neprijetno in tudi zelo nepraktično.

Navedene okoliščine, ko študent odda prijavo, ki je mentor pred tem ni pregledal in odobril, lahko nastopijo tudi v primeru izjemne časovne stiske, npr. ko študent zadnji hip lovi rok za oddajo. Seveda pa se mora tudi v takem primeru mentor z oddajo nepotrjenega osnutka prijave predhodno strinjati.

V splošnem pa bo mentor osnutek prijave pred formalno oddajo želel pregledati. Študent zato najprej pripravi osnutek prijave, ki ga nato predstavi (npr. pošlje po e-pošti) mentorju, da ga ta pregleda in odobri.  

Pri izdelavi prvega osnutka prijave  študent upošteva predvsem naslednje:

  1. za izhodišče vzame uradni prijavni obrazec in nato enostavno in natančno sledi  vsem elementom predpisane strukture, pri čemer upošteva vse odgovarjajoče uradne napotke, pojasnila, opombe in omejitve;
  2. upošteva pretekle primere dobrih prijav, npr. na družboslovju:
  3. upošteva vse usmeritve mentorja (podpoglavje 2.2.4 Sestanek z mentorjem);
  4. skrbno upošteva vse napotke glede vsebine prijave (podpoglavje 2.4.2 Vsebina prijave) glede področja, literature, empirije, splošnosti in neobremenjevanja s prijavo;
  5. osnutek pripravi po najboljših močeh, kar pomeni, da ga pred oddajo vsaj dvakrat skrbno prebere, kar velja za zavzete študente, ki so upoštevali predpriprave (točke 4 in 5 zgoraj) in imajo poleg tega tudi dober nivo izražanja. Večnima pa je treba za zagotavljanje vsebinske kakovosti potrebno izdelati in pregledati več kot dve verziji. V tem okviru je treba posebej upoštevati naslednje vidike:
    • Poljudnost in razumljivost: Pomembno je, da je prijava napisana poljudno, tako da jo lahko razume vsakdo z našega področja (npr. kolega študent na istem študijskem programu). V grobem bi morala biti razumljiva tudi vsem drugim (intelektualnim) osebam, vključno s študenti drugih programov oziroma fakultet.
    • Strokovnost: Zaradi težnje k poljudnosti prijava ne sme problematike preveč poenostavljati, npr. do točke, ko bi to škodilo strokovnosti in bi bile opredelitve in opisi nejasni. Strokovnosti in poljudnost se namreč ne izključujeta, res pa je, da je za njuno povezovanje potrebno več poglobitve, več napora, več časa in več piljenja.
    • Izredno pomembno je tudi, da je prijava koncizna, kar pomeni, da je (i) v vseh delih prisoten povezovalni duh oziroma rdeča nit. Pomeni tudi neko (ii) uravnoteženo in logično celoto, ki je na vseh mestih napisana enakomerno jasno in premišljeno, predvsem pa povsod enako zahtevno (»gosto«) in z enakim stilom. Poleg tega konciznost pomeni (iii), da v prijavi ni nedomišljenih stavkov, praznih besed, fraz in mašil. Pomembna pa je tudi (iii) doslednost in usklajenost pri uporabi pojmov oziroma izrazov. Tu ne gre za omejevanje rabe sopomenk (sinonimov), ampak za doslednost in natančnost v primerih, ko obravnavamo isti pojem oziroma koncept. Ne moremo namreč npr. v prvi polovici osnutka govoriti v ednini, v drugi polovici pa v množini; v enem odstavku govoriti o tezah, v drugem o hipotezah; v enem stavku govoriti o spletnih anketah, v drugem pa o internetnih anketah. Glavni dejavnik doseganja konciznosti pa je trud in poglobitev. Potrebno je enostavno vložiti dovolj časa. Seveda so v tem pogledu med študenti velike razlike. Nekateri študenti se izražajo učinkovito in  koncizno z veliko lahkoto, naravno in avtomatično, drugi potrebujejo pri tem več razmisleka – slednji morajo za prijavo pač porabiti nekoliko več časa. Pri vsem tem zelo pomaga poglobljenost v problematiko. Če smo temeljito in izčrpno pregledali literaturo, zadeve dobro razmislili, se v primeru nejasnosti pogovorili z mentorjem in se poleg tega pogovorili še kako osebo, potem se bomo v pogledu vsebine prijave tudi bistveno lažje, hitreje in bolj koncizno izražali. Močno pa pri vsem tem pomaga tudi zavzetost ali celo (in še bolje) entuziazem, navdušenje in veselje, ki ga imamo z izbrano temo. Če diplomo delamo težko, z odporom, kot nujno zlo, potem postane težko tudi odgovarjajoče izražanje.
    • Pogovor o osnutku. Pogovarjanje o naši prijavi je nadvse priporočljivo (ni pa seveda obvezno), saj lahko pomembno pripomore k razjasnitvi vsebine in pohitritvi procesov. Pri tem je koristno, da sogovornik vsaj v grobem pozna obravnavano področje (npr. kolega študent, še bolje pa kak poznavalec tematike). Dragocen pa je lahko tudi že vsak pogovor s katerokoli (intelektualno) osebo, ki nas z naklonjenostjo posluša (npr. starši, sorojenci, prijatelji, kolegi). Za vsebinsko razjasnitev namreč lahko zelo pomaga že samo dejstvo, da imamo poslušalca, ki nas spodbuja, da zadeve formuliramo in izrečemo.
    • Bralci osnutka. Podobno kot pogovarjanje je priporočljivo in  koristno (ni pa seveda obvezno) pridobiti predhodno povratno informacijo tudi na izdelan oziroma napisan osnutek prijave. Bralci osnutka bodo namreč v hipu našli vse bistvene vsebinske in jezikovne nedorečenosti, ki jih mi morda ne vidimo več.
    • Jezikovni pregled. Na vsak način je treba zagotoviti ustrezen jezik. Na tej točki sicer ni nujno, da je jezik tudi formalno oziroma uradno brezhiben (lektoriran), kot se to zahteva pri sami diplomi. Je pa to zelo zaželeno. Prijava je namreč uradni dokument, ki se arhivira, zato v jezikovnem smislu ne sme biti očitnih napak in nerodnosti, ki se sicer zlahka zgodijo, kadar hitimo in ne zagotovimo zadostnega števila verzij. Tipkarske napake ali zelo očitne jezikovne ohlapnosti, ki nastajajo zaradi površnosti in premajhne poglobljenosti, zato ne pridejo v poštev. Če študent ni zmožen samostojno zagotoviti minimalnega jezikovnega standarda, potem potrebuje na tej točki neko jezikovno pomoč. To ni nujno najeti lektor, ampak lahko minimalno jezikovno urejenost pomaga urediti oseba iz študentovega socialnega kroga.

Osnutek je primeren za oddajo šele, ko (i) študent upošteva zgornja priporočila in ko je (ii) študent z osnutkom tudi povsem zadovoljen. Imeti mora zelo jasen občutek, da osnutka na tej točki – kljub morebitnimi dodatnim naporom  – ne bi mogli napisati bistveno bolje

Vse zgoraj navedeno velja smiselno upoštevati tudi za vse morebitne nadaljnje osnutke.

Neredko je namreč po prvem osnutku potrebno na osnovi mentorjevih komentarjev izmenjati še enega ali več osnutkov. To je lahko znak, da tema morda ni bila dobro dorečena. Lahko pa je to le indic, da  je tema zelo kompleksna in zahtevna. V takih primerih lahko mentor celo vnaprej predlaga, da se osnutek prijave naredi v dveh korakih (npr. najprej splošen uvod, teorija in literatura, nato šele empirija). Največkrat pa večje število iteracij osnutkov prijave, žal, pomeni zgolj to, da se študent ni dovolj potrudil, da bi se poglobil, si vzel dovolj časa in upošteval navodila.

Zelo dober pokazatelj razumevanja, zrelosti, poglobljenosti, resnosti in zavzetosti našega dela je, če mentor prijavo oziroma prvi osnutek prijave po pregledu potrdi brez dodatnih zahtev po dopolnitvah. Kot rečeno, se to zgodi razmeroma redko. Dosežek je pravzaprav že, če je potreben samo en popravek.
Dober indikator zrelosti je v primeru, ko obstaja rok za oddajo prijave, tudi datum, ko študent prijavo dejansko odda. Če prijavo odda zadnji dan (ali zadnje dneve) – čeprav je za skrajni rok oddaje vedel mesece vnaprej in imel na voljo več kot dovolj časa – , je to lahko zelo neugoden signal oziroma slaba popotnica za pisanje celotne diplome. Tudi pri diplomi se namreč lahko zgodi podobno, da bo – ob odsotnosti ustrezne organizacije in časovnega načrta – tempo narekoval predvsem zadnji rok oddaje. V primeru, da nekega ostrega roka za oddajo diplome študent sploh nima, tovrstna odsotnost časovnega načrta pomeni predvsem nevarnost odlaganja diplome in nediplomiranja (glej podpoglavje 1.4.1 Posledice nediplomiranja). Če pa kritičen rok za oddajo diplome obstaja (npr. zaradi vpisa, službe, štipendije), potem lahko odsotnost časovnega načrta vodi bodisi v velik (in nepotreben) stres v dnevih pred rokom za oddajo bodisi v velika (in nepotrebna) tveganja, da diploma do skrajnega roka ne bo zaključena.

Iz zgoraj navedenih razlogov je prijavo priporočljivo oddati vsaj en teden pred rokom. To bi bil znak oziroma dokaz, da smo se diplome lotili organizirano, resno in zavzeto, hkrati pa je tudi odličen signal oziroma obet za nadaljnje delo.

Iz zgoraj navedenih razlogov je prijavo priporočljivo oddati vsaj en teden pred rokom. To bi bil znak oziroma dokaz, da smo se diplome lotili organizirano, resno in zavzeto, hkrati pa tudi odličen signal oziroma obet za nadaljnje delo.Oddaja prijave en teden pred rokom pa se ne zgodi sama od sebe, ampak je potrebna ustrezna organizacija; smiselno in koristno je, če nam  služi predvsem kot mala vaja za pripravo na celotni diplomi.

C. Oddaja in obravnava prijave

Najprej velja še enkrat izpostavit, da prijave ne oddamo, dokler ne upoštevamo zgornjih priporočil (B) in dokler z osnutkom nismo povsem zadovoljni.

Če  namreč oddamo prijavo, ki ni dovolj kakovostna, jo bomo lahko dobili zavrnjeno in v naknadno popravljanje. To je seveda neugodno, neprijetno in tudi nepraktično, posebej v primeru morebitnega spletnega obrazca za oddajo prijave, ki ni prijazen za interakcijo in popravke (npr. nima črkovalnika). Še neprimernejše je – kadar formular ni v elektronski obliki – mentorja postaviti pred dejstvo z že izdelano prijavo oziroma z že natisnjenim formularjem, kar naj bi mentor zgolj še podpisal. Kot rečeno, nam lahko v izjemnih okoliščinah mentor sicer dovoli tudi oddajo osnutke, ki ga pred tem ni pregledal in neformalno potrdil, vendar je tudi v takih primerih potrebno pred tem pridobiti mentorjevo izrecno strinjanje s takim postopkom.

Če je končni osnutek prijave nekakovosten, lahko študent s tem postavlja mentorja v zelo neprijeten položaj. Osnutek prijave mentor sicer lahko vedno zavrne, vendar pri tem tvega, da se študent ponovno ne bo potrudil ali pa ustrezne kakovosti osnutka enostavno ne bo zmogel doseči. V takem primeru bi mentor z zavrnitvijo brez potrebe izgubljal čas še z dodatno nepotrebno iteracijo oziroma s še eno odvečno komunikacijo. Na tej osnovi lahko mentor zato oceni, da bo manj težav, če osnutek namesto študenta neposredno popravi kar sam. Za določene vidike prijave, ki jih študent ne more uvideti, je to sicer ustrezno, primerno in celo običajno. Precej nesprejemljivo pa je, če študent z nekakovostnimi osnutki posredno prisili mentorja v takšno situacijo zgolj zaradi svojega premajhnega truda, torej za zadeve, ki bi jih študent lahko uredil, če bi si le vzel dovolj časa in upošteval priporočila (B).

Mentor si namreč zaradi svojega ugleda ne more privoščiti oddaje oziroma odobritve nekakovostne prijave, saj bi jo fakulteta lahko zavrnila. To bi bilo za mentorja precej neprijetno, saj bi kazalo, da ne spoštuje ali morda celo ne razume nivoja, ki se na fakulteti zahteva oziroma pričakuje pri prijavi diplome.

Če ima fakulteta (tako kot npr. FDV) zgolj spletni obrazec, kamor vnašamo tekst prijave neposredno (brez formularja v obliki PDF ali Word), potem tudi v takem primeru najprej izdelamo interno različico prijave v urejevalniku besedil (npr. Word). Pri tem izhajamo iz zadnje verzije osnutka, ki ga je pred tem odobril mentor. Tokratni (dokončni) osnutek prijave jezikovno še posebej skrbno pregledamo, na čelu s črkovanjem (angl. spellcheck). Dokončni – in s strani mentorja odobreni – osnutek nato  izrežemo in prilepimo (angl. cut and paste) v uradni spletni obrazec, ki je bodisi prosto dostopen na spletnih straneh fakultete bodisi do njega dostopimo prek svojega profila v spletnem referatu. V takem primeru se bo prijava verjetno tudi  s strani podpisnikov (npr. mentor, predstojnik programa, prodekan, komisije) potrjevala preko spleta.

Če je mentor osnutek prijave predhodno (neformalno) potrdil oziroma odobril, potem v fazi formalnega potrjevanja verjetno ne bo imel več pripomb. Še manj verjetno jih bodo imeli drugi podpisniki, ki morajo odobriti našo prijavo.

Lahko pa seveda v procesu potrjevanja prijave kljub vsemu dobimo določene pripombe oziroma zahtevke za dopolnitvami. Mentorjevi popravki so možni predvsem v primeru, ko smo s prijavo morda hiteli in zato  ni bilo dovolj časa za dokončno usklajevanje osnutkov. Poleg tega lahko mentor naknadno poda še kak manjši formalni komentar na določen vidik, ki ga je pred tem spregledal. Bolj neprijetni in predvsem bolj radikalni (npr. oporekanje primernosti izbranega metodološkega pristopa) so lahko komentarji drugih oseb, ki odobravajo našo prijavo (npr. skrbnik programa, prodekan). Nikakor pa ti komentarji niso usodni. Sprejeti jih je treba – in jih v tem okviru razumno obravnavati – predvsem v smislu, da smo se s tem naučili nekaj novega. To še posebej velja za primere, ko so pripombe morda neupravičene ali celo krivične.

Ko je prijava potrjena s strani vseh podpisnikov, je študent o tem s strani fakultetne administracije običajno promptno obveščen. Kljub temu je smiselno, da se študent pozanima, koliko časa sme procesiranje prijave trajati (odvisno je od programa in od fakultete). Na tej osnovi lahko v primeru zamud, zavlačevanja ali celo prekoračitve rokov študent tudi ustrezno ukrepa. Obstajajo namreč primeri, ko je nekdo v procesu (npr. skrbnik programa, administrativni delavec) spregledal, pozabil oziroma založil odgovarjajoči dokument, zaradi česar je zadeva zastala, lahko tudi za več mesecev. Študent pa je medtem lahko iz neke nepotrebne vljudnosti čakal in v svojo škodo (brez potrebe) trpel zamudo.

<< Nazaj Naprej >>