Fakultetni predpisi poleg citiranja in bibliografije praviloma urejajo tudi osnovno oblikovanje tabel in grafov, zato tudi v tem pogledu podrobna tehnična obravnava ni potrebna. V nadaljevanju je podanih zgolj nekaj splošnih usmeritev, ki se nanašajo predvsem na umestitev, razumevanje in interpretacijo.

Nekatere tabele oziroma grafi nastanejo spontano, naravno in nesporno, pri čemer ni nobenih dvomov, alternativ ali kreativnih zagat. Pogosto pa je treba o učinkoviti predstavitvi rezultatov temeljito razmisliti. Tak razmislek zahteva in tudi manifestira globino našega analitičnega razumevanja kot tudi občutek za učinkovito predstavitev rezultatov. Izdelava tabel in grafov, ki so kakovostni z vsebinskega vidika in ustrezni za kontekst besedila, je zato lahko zahtevna in pogosto ne uspe v prvem koraku. V takem primeru je še posebej pomembna in dobrodošla pomoč tretjih oseb (glej podpoglavje 3.3.3 Zunanji bralci), ki bodo znali hitro presoditi, ali sta določena tabela oziroma graf za kontekst odgovarjajočega besedila ustrezna. Predvsem bodo znali presoditi, ali je izdelava učinkovita in razumljiva. V ta namen lahko izvedemo majhne uporabniške teste (angl. usabilty test), kjer izbrani osebi pokažemo tabelo oziroma graf in opazujemo, katera vprašanja in nerazumevanja se ob tem pojavljajo, nato pa ugotovitve upoštevamo pri izboljšavah. Tabele in grafi morajo namreč biti razumljivi v nekaj sekundah, izjemoma v nekaj deset sekundah, sicer niso dobro zastavljeni in jih je treba izboljšati.

Znano je, da ena slika lahko nadomesti mnogo besed. Poleg tega določenih sporočil, ki jih izražajo tabele ali grafi, z besedami sploh ni mogoče ustrezno povedati. Kreativno izbrane slike in tabele so zato izredno pomemben vidik kakovostne diplome. Pri tem se je treba zavedati, da uporaba tabele ali grafa avtomatično pomeni, da je njuna vsebina za naše besedilo izjemno pomembna. Tabele in grafe sicer vključujemo iz treh osnovnih razlogov:

  • ker s tem v primerjavi z običajnimi opisovanjem prihranimo veliko besedila,
  • ker je to edini način, da sploh izrazimo oziroma prenesemo želeno informacijo,
  • ker želimo s tem podkrepiti ugotovitve v besedilu in poudariti njihovo pomembnost.

V skladu z zgornjimi razlogi je osnovni kriterij za odločitev o izdelavi (ali neizdelavi) določenega grafa ali tabele predvsem vprašanje, ali je vsebina, ki jo tabela oziroma graf sporoča, res dovolj pomembna za tovrstno poudarjeno predstavitev.

Pomembnost slike ali grafa je seveda treba potrditi tudi v spremljajočem besedilu, ki se praviloma začne pred tabelo ali grafom, kjer navedemo ali vsaj začnemo navajati tudi bistveno analitično sporočilo. Nikakor pri tem mehanično ne ponavljamo množice elementov, ki so v tabeli ali grafu (npr. vrednosti, odstotke), kar je pri študentih sicer nadvse pogosta napaka, ampak jih navedemo kvečjemu kot dopolnitev analitične oziroma vsebinske ugotovitve, npr. »… polovica respondentov (52 %) je mnenja …«. Upoštevati velja, da imajo nekatere globalne korporacije, ki izdelujejo poročila za različna poslovna področja, za svoje analitike izrecno navodilo, da se številka, ki se nahaja v tabeli ali grafu, sploh ne sme več pojaviti v besedilu, kar zelo dobro ilustrira dejstvo, da je spremljajoče besedilo namenjeno predvsem interpretaciji. Kljub temu pri tabeli (ali grafu), če je kognitivno zahtevna in se je ne da poenostaviti, interpretiramo vsaj eno vrednost (npr. »… odstotek 32 % v prvi vrstici pomeni delež žensk med bralci …«). S tem lahko bralcu močno poenostavimo razumevanje. Pri vsem tem pride zelo do izraza analitični pristop in tudi analitična sposobnost študenta (glej podpoglavje 4.3.3 Analitičnost).

Pri tem moramo kriterije za vključitev tabel in grafov, ki smo jih v diplomi razvili, uporabljati dosledno in se za graf ali tabelo odločiti (oziroma ne odločiti) v vseh okoliščinah enako.

V tem okviru se neredko pojavi vprašanje o pogostosti vključevanja tabel in grafov. Na eni strani obstaja nevarnost prevelikega števila pojavljanj, posebej v primeru mehaničnega generiranja, ko se kar za vsako anketno vprašanje avtomatično izdela tudi graf. Avtomatizem lahko študente zapelje celo tako daleč, da kreirajo povsem odvečne ali nesmiselne tabele (npr. tabela z izpisi in frekvencami odprtih odgovorov za zgolj eno ali dve enoti) ali grafe (npr. krog, kjer je 100 % odgovorov DA). Na drugi strani obstaja nevarnost, da se študent ne potrudi in pomembnih ugotovitev ne prikaže v ustreznem grafu ali tabeli. Pri tem je koristno, da se zgledujemo po novinarjih in urednikih, ki imajo praviloma zelo dober občutek za izbiro tabel in grafov kot tudi za pogostost njihovega pojavljanja.

Še nekaj splošnih priporočil glede izdelave tabel in grafov:

  • zelo pomembno je, da v glavo (oziroma naslov) tabele ali grafa jasno zapišemo osnovno enoto, ki je predmet prikaza. S tem praviloma tudi začnemo opis v glavi tabele oziroma grafa in šele nato nadaljujemo glede na kriterije prikaza (npr. Število oseb podjetja X glede na starost, Delež migrantov po državah). Tako pri prikazu podjetij in finančnih kazalcev ne zapišemo »Dohodek podjetij …”, temveč »Podjetja glede na dohodek …«;
  • navedba v glavi naj bo po potrebi raje nekoliko daljša, tako da je tabela čim bolj jasna pa tudi čim bolj »samostoječa«, tj. razumljiva zunaj konteksta oziroma besedila, ki jo obdaja;
  • položaj glave tabele oziroma grafa (nad ali pod) običajno določajo fakultetna pravila. Možnih je več pristopov. Če tega ne določajo fakultetna pravila, se odločimo za določen način (vedno pod, vedno nad, pri tabelah nad in pri grafih pod) in se ga dosledno držimo;
  • v glavi vedno zelo jasno navedemo naslednje elemente (pri čemer lahko celotno glavo ali pa zgolj besedo Tabela/Graf poudarimo krepko): Tabela (oziroma graf), zaporedna številka poglavja, zaporedna številka tabele, naslov tabele, vir, datum in po možnosti tudi velikost vzorca, npr.: Tabela 3.1: Delež uporabnikov interneta v slovenski populaciji 10–75 let (Vir: Telefonska anketa RIS, junij 2001, n = 900);
  • če je v tabeli prikaz podatkov omejen glede na določen filter (npr. samo podjetja, ki so pred tem navedla, da imajo določeno tehnologijo), je treba to zelo jasno povedati v sami glavi tabele (in ne npr. zgolj v spremnem besedilu);
  • tabele in grafe dosledno oštevilčujemo, in sicer v skladu z navodili. Večinoma to pomeni, da najprej navedemo številko poglavja in nato zaporedno številko tabele/grafa znotraj istega poglavja, včasih pa to pomeni enostavno zaporednost brez navedbe številke poglavja in po vrsti od začetka diplome do konca;
  • priporočljivo je avtomatsko oštevilčevanje, kar nam lahko v primeru premetavanja besedila močno olajša urejanje. Če tega morda ne znamo izvesti, napotke poiščemo na spletu prek iskalnika Google, kar je tudi sicer zelo dober test naše informacijske pismenosti, ki bi jo kot bodoči diplomant vsekakor morali obvladati. V primeru težav pa se pozanimamo pri znalcih. Če je tabel in grafov malo (npr. manj kot pet) in je potrebnih zelo malo naknadnih sprememb, avtomatsko označevanje verjetno niti ni učinkovito. Na drugi strani pa je avtomatsko oštevilčevanje nepogrešljivo, če imamo veliko sklicevanj na grafe in tabele ter veliko sprememb besedila;
  • tabele in grafe vrinemo v besedilo tako, da se lahko premikajo s praznimi vrsticami tako kot celotno ostalo besedilo in jih ni treba pozicionirati posebej, ker bi sicer zakrivale besedilo. Tudi v tem primeru poskrbimo za ustrezne nastavitve (npr. v programih Word, Excel);
  • med tabelami oziroma grafi in besedilom dosledno dodajamo prazne vrstice. Če je ta podrobnost urejena s fakultetnimi pravili, jo brezpogojno spoštujemo. Prazna vrstica je tudi med tabelo oziroma grafom in morebitno legendo;
  • ponoviti velja priporočilo (glej podpoglavje 3.3.5 Statistične analize), da se tudi v tabelah in grafih izogibamo prepodrobnemu navajanju decimalk. Načeloma se odstotke navaja kar brez decimalk (npr. 90 %), povprečja pa z eno decimalko (npr. 4 za lestvico 1–5). Obstajati morajo zelo dobri razlogi (npr. zelo velik vzorec ali populacijski podatki in hkrati zelo majhen razpon razlik), da naredimo drugače. To se lahko npr. zgodi v primeru, ko so vrednosti nizke in so pomembne razlike na prvi decimalki (npr. stopnja gospodarske rasti izražena v odstotkih);
  • za glavo tabele oziroma grafa običajno uporabljamo nekoliko manjši font, npr. 10 pt, če je siceršnji font 12 pt, razen če je s fakultetnimi navodili to urejeno drugače.

Specifične usmeritve glede oblikovanja tabel so lahko naslednje:

  • pri vzročni/kavzalni povezavi (npr. spol vpliva na mnenja) v dvodimenzionalnih tabelah vedno obrnemo tabelo tako, da za kategorije neodvisne spremenljivke (moški/ženske) po vrsticah razberemo odstotke za vsako kategorijo odvisne spremenljivke (delež mnenja DA/NE za moške in za ženske). Pri tem običajno prikažemo le odstotke po vrstici, vendar za vsako vrstico navedemo tudi skupno absolutno število enot;
  • v tabelo zapišemo vse možne vrednosti posamezne spremenljivke (vključno z vrednostmi »ne vem«, manjkajočimi vrednostmi ipd.). Če smo nekatere vrednosti izpustili, to posebej označimo v opombi. Od konteksta je odvisno, ali zapisujemo v tabelo absolutne vrednosti ali odstotke, morda celo oboje;
  • poskrbeti moramo za ustrezno število kategorij v tabeli frekvenčne porazdelitve (priporoča se združevanje v štiri do osem kategorij);
  • v vsaki tabeli, kjer so v stolpcih ali vrsticah navedena števila oziroma odstotki, vedno navedemo tudi stolpec ali vrstico, kjer so navedene vsote teh števil oziroma odstotkov;
  • enote, kategorije oz. spremenljivke vedno razvrščamo po najprimernejšem kriteriju. Če obravnavamo podjetja po dohodku, razvrščamo bodisi po dohodku, lahko pa tudi po abecedi (odvisno od konteksta). Podobno (npr. po povprečju) razvrščamo komponente, ki smo jih ocenjevali na lestvici 1–5 (npr. cena, kakovost, dostopnost). Tabele nikakor ne pustimo take, kot je bila generirana v statističnem orodju, npr. v programu IBM-SPSS;
  • neposredni izvozi tabel iz statističnih orodij (npr. IBM-SPSS), kjer so opisi oziroma oznake v angleščini (npr. »frequency« namesto »frekvence«) niso primerni.

Pri grafih je treba paziti predvsem na naslednje:

  • izogibamo se pretiravanju z nepotrebno tridimenzionalnostjo izpisov; če so naši podatki dvodimenzionalni (npr. dohodek glede na spol), je tretja grafična dimenzija v osnovi motnja, ki v smislu informacij nima dodane vrednosti;
  • izogibamo se uporabi preveč žive, raznolike, neokusne in kičaste barvne kombinacije;
  • grafi morajo biti v diplomi med seboj podobni in oblikovani na primerljiv način, z enakim pristopom;
  • v primeru dvo- ali trodimenzionalnih grafov, kjer imamo razmernostno spremenljivko, se mora lestvica na abscisni osi x (in na ordinatni osi y) vedno začeti z ničlo (0). Zelo dobri razlogi morajo obstajati, da začetek ni nič – v takem primeru gre večinoma za povečave, ker so npr. vse vrednoti med 10 in 12, zaradi česar razlike na polni lestvica 0–100 sploh ne bi bile vidne. Res pa je, da v takem primeru razlike (npr. 10–12) praviloma tudi niso pomembne, zato jih s povečavo niti ni smiselno umetno izpostavljati. V splošnem je zato smiselno v primeru povečave priložiti oba grafa (npr. celovitega na lestvici 1–100 in izsekanega oziroma povečanega na lestvici 10–12), sicer postane nevarnost manipulacije prevelika. Zelo pogosti so namreč grafi, ki kažejo npr. na videz izjemno veliko rast plač, čeprav gre le za povečanje s 1,010 na 1,020 evrov. V primeru lestvice z izhodiščem nič (0) je jasno razvidno, da gre za zelo majhno povečanje, na lestvici z začetkom pri 1,000 in zaključkom pri 1,100 evrih pa je ta sprememba videti izjemno velika, kar pa je seveda zmotno.
  • strukturni krogi so primerni kvečjemu za manjše število kategorij (2–4), v splošnem pa so primernejši strukturni stolpci;
  • navpični strukturni stolpci so v splošnem manj primerni kot vodoravni, saj pri slednjih laže napišemo oziroma opišemo ustrezno vrednost;
  • lestvica oziroma koordinatna os mora imeti sorazmerne vizualne razdalje med točkami, ki odražajo ustrezne intervalne razlike (npr. razdalja med 2 in 3 ne sme biti enaka kot med 3 in 10), kar je posebej kritično pri časovnih prikazih;
  • prikaza, ki je v resnici tabela, ne smemo označevati kot graf ali sliko;
  • za grafe poskrbimo, če je le mogoče, da je v ozadju grafa (oziroma sestavni del) tudi razpredelnica, iz katere smo naredili graf (npr. Excell), tako da lahko vedno rekonstruiramo podatke in jih kasneje ne iščemo v ločenih datotekah.

 

<< Nazaj Naprej >>